Базы данных: Описание данных и работа с записями на языке SQL в СУБД MS Access 2007. Коллектив авторов
азы данных в СУБД МS Access принадлежат к типу реляционных баз данных. В таких базах данных сведения, относящиеся к различным вопросам, сохраняются в отдельных таблицах, между которыми установлены связи.
База данных – файл, состоящий из таблиц и других информационных объектов.
Таблица – информационный объект, состоящий из записей. Таблица – это фундаментальная структура данных, основной информационный объект в СУБД.
Форма – информационный объект, хранящий данные таблиц или запросов в виде совокупности экранных карточек, каждая из которых отображает содержимое одной записи таблицы или запроса. Форма используется для ввода, изменения или отображения данных таблицы или запроса.
Составная форма – форма, отображающая связанные данные при помощи подчиненной формы или подтаблицы.
Разделенная форма – форма, отображающая одни и те же данные в двух представлениях – в режиме формы и в режиме таблицы (новая возможность в MS Access 2007).
Элемент управления на форме – объект на форме, улучшающий интерфейс пользователя при работе с данными, например, кнопка, переключатель, вкладка и пр.
Присоединенный элемент управления – элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных.
Свободный элемент управления – элемент управления, не имеющие источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.
Практикум содержит пошаговые инструкции создания форм различных видов, ввода и редактирования данных с использованием форм, выполнения операций простого поиска данных, фильтрации и сортировки данных, изменения структуры формы, вставки в формы дополнительных элементов управления данными, а также включает задания для самостоятельного выполнения.
Начало работы
Для получения представления о формах базы данных предлагается открыть в СУБД MS Access учебную базу данных «Борей 2007».
Открытие базы данных
Для открытия базы данных «Борей 2007» необходимо:
1. Запустить Microsoft Access, щелкнув на кнопке Пуск,
2. Выбрать «Все программы», затем Microsoft Office, затем Microsoft Access 2007. Откроется окно Microsoft Access 2007.
3. В области «Категории шаблонов» выбрать «Учебная база данных» и затем щелкнуть Борей 2007:
– если на Вашем компьютере база данных «Борей 2007» открывается не в первый раз, то на экране Вы увидите окно заставки БД «Борей 2007»;
– если в первый раз, то MS Access сначала выполнит ее загрузку. Для начала загрузки нужно щелкнуть командную кнопку «Загрузка» и следовать инструкциям.
Открывается окно базы данных «Борей 2007».
Закрывается база данных обычным для MS Office способом: в системном меню, содержащем команды работы с файлом, выбрать «Закрыть базу данных».
Задание 1. Запустите MS Access 2007. Откройте базу данных «Борей 2007». Закройте ее. Снова откройте базу данных «Борей 2007».
Особенности интерфейса MS Access 2007
В MS Access 2007 отличный от предыдущих версий интерфейс. Меню и панели инструментов заменяет лента меню с разными вкладками: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базой данных.
На вкладках размещаются инструменты или группы инструментов (группа помечена значком «треугольник»), в которую можно войти.
Рис. 1. Лента меню MS Access 2007 с вкладками
Также в зависимости от того, с каким объектом базы данных Вы работаете, появляются автоматически контекстные инструменты, например, при работе с формами появляются контекстные инструменты для формы.
Под лентой расположены слева Область перехода, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект.
Рис. 2. Окно базы данных «Борей 2007»
В Области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке «Все объекты Access» можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в Области переходов этот объект будет отображаться в Окне редактирования на своей вкладке.
Объекты базы данных
База данных содержит данные в объектах следующих видов: таблица, запрос, форма, отчет, макрос и модуль. Фундаментальной структурой хранения данных является таблица. Все остальные виды объектов являются производными от таблицы:
– Запрос хранит данные таблиц, удовлетворяемые какому-либо критерию, заданному пользователем в ходе составления команды на выборку данных.
– Форма хранит данные таблиц или запросов в виде совокупности экранных карточек, каждая из которых отображает содержимое