Бухгалтерский учет в некоммерческих организациях. В. И. Радачинский
инвентарных карточек по учету основных средств сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке.
Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги, имеют больший формат. Хранят их в особых папках – регистраторах; заводятся на месяц или квартал.
Записи в учетных регистрах осуществляются ручным способом или машинным; они проводятся не позднее следующего, после получения первичных документов. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе необходимо делать соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим, предусмотренным способом.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в архив.
Какие учетные регистры, в каком количестве необходимы для качественного ведения учета в некоммерческой организации, определяется характером ее деятельности, объемами обрабатываемой информации, формой и методами бухгалтерского учета и другими факторами. Выбранная форма учетных регистров закрепляется в учетной политике организации и может изменяться только при изменении учетной политики, к примеру, при переходе на автоматизированную систему учета. Данные изменения в учете оформляются соответствующим образом в соответствии с законодательством.
3.4. Правила хранения бухгалтерских документов
Существует определенный порядок хранения документов в архиве. Он включает в себя сроки хранения документов в архиве, порядок контроля за сохранностью документов и их последующая утилизация.
Сроки хранения отдельных документов составляют:
– 1 год (месячные отчеты организации о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статистической отчетности);
– 3 года (квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности);
– 5 лет (первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры: Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.); полугодовые отчеты организаций;
– 10 лет (годовые отчеты организации, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним).
Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса.
Лицевые счета рабочих и служащих