Теория и методика спортивно-оздоровительного туризма. Часть II. В. Н. Агальцов
должен заблаговременно составить список судей соревнований с указанием судейской категории, должности на данных соревнованиях и места проживания на слете (номер комнаты или палатки).
Главный секретарь совместно с заместителем главного судьи по судейству должны ознакомиться с дистанциями соревнований и установить места расположения секретариата, распределить членов секретариата по бригадам. На месте проведения соревнований получить всю документацию и инвентарь, распределить их по судейским бригадам.
Перед началом соревнований старшие секретари обязательно проводят инструктаж судей о правилах заполнения судейских карточек. Работая в составе мандатной комиссии, представитель секретариата принимает заявки от команд, проверяет правильность оформления документов и сразу составляет анкеты команд, что потом значительно помогает в работе.
Секретариат проводит жеребьевку команд. Для этого необходимо заранее заготовить список команд в порядке прохождения ими мандатной комиссии, в том числе допущенных условно («под протестом»), бланки протоколов жеребьевки и несколько комплектов карточек для жеребьевки. По каждой дистанции с раздельным стартом жеребьевка раздельная. Количество комплектов карточек соответствует количеству проводимых жеребьевок. В каждый комплект входят два вида карточек: номерные (с номером по числу команд-участниц) и именные (с наименованием команд-участниц). Желательно номерные и именные карточки изготовлять разного формата или на бумаге разных цветов. На соревнованиях областного масштаба и ниже используют только номерные карточки.
На основании результатов жеребьевки составляют стартовые протоколы на все дистанции на каждый день соревнований. На крупных соревнованиях стартовыми протоколами обеспечивают всех членов ГСК, представителей команд, главный секретариат и секретарские группы, судей на старте и представителей службы информации. На соревнованиях не выше областного масштаба стартовые протоколы размножают в 4–5 экземплярах и передают в главный секретариат, судьям на старте, а также вывешивают на щите информации.
Во время соревнований секретариат проводит разнообразную работу, связанную с обработкой результатов, своевременной информацией и т. д.
Последний этап работы секретариата включает обычно оформление финансовой документации, подбор материалов и составление технического отчета о соревнованиях. К оформлению финансовой документации относится составление акта на списание сломанного и поврежденного снаряжения, табелей на оплату (начальников и заместителей начальников дистанций, рабочих по очистке скал и др.), трудовых соглашений и т. п.
Отчет о соревнованиях представляет собой подборку судейской документации, в которую входят: Положение о соревнованиях, отчет главного судьи, протоколы результатов, материалы дистанций (схемы, акты), образцы печатной продукции (объявления, буклеты, билеты участников и т. п.), списки судей с оценкой их работы данные главным