Живи, а не работай: Тайм-менеджмент для руководителей. Артем Демиденко
анализа или значительных усилий. Это могут быть различные административные задачи, взаимодействие с коллегами по несущественным вопросам, проверка электронной почты, подготовка отчетов о ходе выполнения задач или ответ на ряд однотипных запросов. Несмотря на то что такие вещи кажутся незначительными, их количество и частота выполнения могут существенно снизить эффективность работы.
Исследования показывают, что переключение между задачами, в которое попадают руководители, несмотря на свою физическую активность, фактически приводит к уменьшению общей продуктивности. Чтобы избежать этого, рассмотрим конкретные стратегии снижения количества мелких задач.
Установите приоритеты и классифицируйте задачи
Первый шаг к минимизации мелких задач – определить их реальную важность и необходимость. Используйте метод матрицы Эйзенхауэра, который состоит из четырех категорий:
1. Срочные и важные: Задачи, которые требуют немедленного внимания.
2. Важно, но не срочно: Задачи, которые могут быть запланированы на будущее.
3. Срочно, но не важно: Эти задачи можно делегировать или автоматизировать.
4. Не срочные и не важные: Эти задачи стоит исключить.
Указывая на то, что мелкие задачи не всегда требуют вашего немедленного участия, вы сможете снизить их количество. Периодически пересматривайте свои задачи, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим текущим целям.
Делегирование и автоматизация
Делегирование – ключевое решение для управления мелкими задачами. Многие руководители беспокоятся о том, что всё должно быть выполнено идеально, что мешает им распределять ответственность. Однако стоит осознавать, что важно не только качество задачи, но и её завершение. Постарайтесь выявить задачи, подходящие для делегирования, и передайте их членам своей команды с чёткими инструкциями и конечными сроками.
Факты показывают, что организации, где сотрудники имеют больше ответственности, могут повысить общую продуктивность. Например, если у вас в команде есть специалист по маркетингу, вы можете поручить ему вопросы по социальным сетям, вместо того чтобы тратить на это своё время.
Кроме того, используйте автоматизацию. Это может включать создание шаблонов для регулярных ответов на электронные письма или периодическую рассылку, а также применение специализированного программного обеспечения для управления задачами. Программные решения, такие как Trello, Asana или Zapier, помогают автоматизировать процессы и сэкономить время. Например, с точки зрения создания шаблонов, вы можете использовать приложения, которые позволяют быстро генерировать отчёты с помощью шаблонного кода. eport_templateможет стать одним из таких инструментов, позволяющим сэкономить время на написании обычных отчётов.
Введение блоков времени и стратегия "помодоро"
Чтобы справиться с постоянными запросами и мелкими задачами, вы можете использовать стратегию планирования