Кадровик: культура делового общения. Илья Мельников
деловой беседой желательно сделать самоанализ и ответить на следующие вопросы:
Четко ли представляются свои цели в виде желаемого результата? Что хотелось бы получить в конце беседы?
Как можно будет оценить этот результат? Как можно узнать, достигнуто желаемое или нет?
Каковы предположения о целях собеседника?
Какие средства имеются для достижения поставленных целей?
Какая позиция по отношению к партнеру оптимальна для достижения поставленной цели?
Каким образом донести свою позицию до партнера?
Каким образом можно узнать его установки, позицию и убеждения?
С какими барьерами общения можно столкнуться?
Как подстраховаться и снизить вероятность этих барьеров?
Как снять противоречия, если они будут?
Как настроить себя на терпимость к человеку, если он неприятен, и учесть естественные различия в восприятии и оценке будущей работы?
Какие применять способы воздействия на партнера?
Какую аргументацию при этом использовать?
Как себя вести, если возникнут конфронтация, манипуляция и будут использованы нечестные приемы со стороны партнера?
Как облегчить согласование мнений с партнером?
Насколько раскрывать свои позиции?
Как управлять атмосферой разговора?
Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение?
Каковы интересы партнера и как их понять?
Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?
В отличие от бытовой беседы деловая беседа – это целенаправленный вид общения, достаточно сложное коммуникативное действие со своими закономерностями, традициями, культурой, этикой и правилами. Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу является необходимым качеством руководителя, желающего добиться успехов и признания, показатель общей культуры. Общепринятые нормы поведения связаны с признанием неповторимости, ценности каждой личности. Это признание реализуется в процессе общения с собеседником, в ходе равноправной и взаимоуважительной беседы.
Поэтому необходимым элементом в подготовке деловой беседы, даже самой короткой, является ее планирование. Для этого подбирается и систематизируется нужная деловая информация, анализируется обстановка, собираются сведения о будущем собеседнике, организации, которую он представляет. Затем продумывается возможный ход беседы и составляется рабочий план, включающий опорные пункты будущей беседы – ключевые слова, цифры, отдельные формулировки, особенно относящиеся к началу и завершению разговора. Несмотря на то, что многие деловые люди избегают составлять подобные планы, руководитель обязан знать, что такая подготовка помогает захватить инициативу в деловой беседе и поднять ее эффективность на 20–30 %, а это уже хоть маленький, но успех.
Планируя беседу, надо проанализировать собственную занятость, определить продолжительность беседы, установить, удобно ли