Бизнес в порядке! Самоучитель для менеджеров и бизнесменов по внедрению CRM и других «эм». Андрей Пометун
такую систему хранения файлов проектов:
– Первый уровень. Папки с названиями клиентов (сортировка по алфавиту).
– Второй уровень. Папки с номерами и названиями проектов (сортировка по возрастанию номеров).
– Третий уровень. Папки с назначением файлов:
• 1_Материалы (здесь все, что пришло от клиента).
• 2_Разработка (здесь все, что сделала проектная команда).
• 3_Исполнителю (здесь все, что отправляется внешним подрядчикам).
• 4_Клиенту (здесь все, что отправляется заказчику).
Это единый принцип для любой папки проекта, поэтому каждый участник проектной команды знал, куда что положить и где что взять в любом каталоге.
Если вы напишете мне письмо [email protected] с темой «Структура диска», то я отправлю вам структуру всех остальных файлов компании TSM.
• Чистый рабочий стол (обычный и компьютерный).
Это продолжение грамотной работы с файлами. Что чаще всего на него попадает? Информация, у которой нет места в хранилище. Мы не знаем, куда ее определить и кидаем на стол: пусть тут полежит, потом разберемся. Но «потом» не случается, и стол захламляется. Если на вашем рабочем столе скапливается больше десяти отдельных файлов и папок, то пора учиться регулярной очистке. Иначе вы быстро запутаетесь в файлах корпоративного портала и запутаете всех остальных сотрудников.
• Регулярная очистка диска.
Еще один навык в борьбе с захламлением – регулярная очистка папок хранения оперативной информации, например, папки «Загрузки». Назначьте себе день для наведения порядка на нем. Что-то из забытого перенесите в целевые каталоги, что-то ненужное удалите. Этот навык нужен не для того, чтобы на вашем диске стало свободнее, а для того, чтобы у вас появился навык разбора данных. Пригодится, когда вы будете разбирать данные в CRM.
Можете попробовать еще одно полезное упражнение для развития этого навыка. Попробуйте раз в месяц или чаще заглядывать в фотогалерею на телефоне. Удаляйте дубликаты, неудачные снимки. Задайте себе вопрос: если бы мне нужно было заплатить деньги за печать этой фотографии, я бы это сделал? Если нет – смело удаляйте. Так вы причешете свою фотогалерею и, заодно, научитесь регулярному прореживанию хранилищ от устаревшей или бесполезной информации.
В современных CRM информация прибывает очень быстро: документация, образовательные материалы, инструкции и регламенты. Именно они и нуждаются в регулярной прополке.
Алгоритмичное мышление
Портал – это набор алгоритмов. Поэтому вам нужно алгоритмичное мышление. Понимать, как идет процесс шаг за шагом. Не догадываться, а точно знать. Вам нужно будет описывать технические задания разработчикам, которые не представляют, как устроен ваш бизнес.
К сожалению, большинство окружающих часто посмеивается над людьми с таким мышлением, называя их роботами или занудами. Но при автоматизации процессов это необходимый навык,