Практические советы и рекомендации закупщикам. Серия публикаций «От азов до совершенства». 3-я публикация. В. В. Ковальский
и планирование потребности в ресурсах
В большинстве компаний приобретение ресурсов осуществляется на основе годового или квартального планирования.
Инициатор при бюджетировании составляет перечень необходимых для их работы МТР и услуг (работ), на основании которого готовится смета или бюджетная строка планируемых расходов. Подразделения закупок участвуют в бюджетной оценке на этапе планирования, но не являются владельцами или ответственными за процесс планирования, такая ответственность лежит на подразделениях-инициаторах.
Затем планируемые расходы подразделений инициатора корректируются при защите бюджета в соответствии с расчетными ожидаемыми финансовыми поступлениями от плана продаж. На их основе готовится план закупок.
Выбор оптимального предложения
При выборе оптимального предложения надо руководствоваться в первую очередь использованием методов конкурентных закупок (тендеры, конкурсы, аукционы, запрос предложений и т. п.). Однако даже идеально организованного тендера с процедурной точки зрения не всегда достаточно.
Важно иметь максимально полную и объективную информацию о существующих поставщиках и предлагаемых ими МТР и услугах (работах), а также заинтересовать их в долгосрочном участии в проводимых компанией закупках на конкурсных условиях.
Казалось бы, вполне понятен смысл вышесказанного, однако это требует немалых усилий для формирования прозрачных доверительных отношений с потенциальными участниками тендеров. Учитывая негативный опыт поставщиков и нарушения при проведении конкурсов другими заказчиками и участниками тендера, недоверия к качеству и объективности проводимых процедур у поставщиков более чем предостаточно.
Эффективное использование ресурсов
Хотя мы рассматриваем вопросы эффективной организации закупок, потребность можно удовлетворить, используя уже имеющиеся в наличии ресурсы или привлекая их с рынка. Особенно это касается услуг и работ. Например, в случаях, если собственное сервисное подразделение задействовано на других приоритетных объектах, его ресурс ограничен специализированными видами работ, которые он не выполняет самостоятельно, его тарификация превышает рыночную стоимость, имеет смысл привлечь этот ресурс с рынка, перераспределяя в бюджете неиспользуемые (или не в полной̆ мере используемые) ресурсы.
Некоторые ресурсы вообще не следует закреплять на безальтернативной основе за конкретными поставщиками и пользователями. Например, автотранспортные и логистические услуги, сервис обслуживания и ремонта производственных площадок и пр. Будет целесообразно иметь несколько поставщиков с возможностью замещения в случае недобросовестного исполнения взятых на себя обязательств или при значительном отклонении от базовых условий (сроки, качество, стоимость).
В целом данный вопрос выходит за пределы зоны ответственности закупочного подразделения при формировании планового бюджета закупок, но, если его не учитывать, это приведет к снижению эффективности всей̆ системы обеспечения