Manual de Office 2010. MEDIAactive
RECUERDE
Cada aplicación de Office denomina a sus documentos de un modo distinto. Así Excel trabaja con libros, Word, con documentos y Access, con bases de datos. Este nombre se refleja siempre en la Barra de título y, al guardar el documento, suele ser sustituido por una denominación personalizada.
1 En este ejercicio le mostraremos cómo crear nuevos documentos . Llevaremos a cabo la práctica sobre el generador de presentaciones de la suite, Microsoft PowerPoint, aunque sepa que el procedimiento que seguiremos es aplicable a cualquiera de los programas de Office. Así, empiece esta práctica abriendo el mencionado programa desde el menú de Inicio de Windows.
2 Como ya sabe, todas las aplicaciones de la suite se abren con un documento en blanco, el cual denominan con un nombre de base, en el caso de PowerPoint, Presentación, seguido del número 1. (1) Cada vez que cree un nuevo documento en la misma sesión de trabajo, este número irá incrementando, como veremos a continuación. Haga clic sobre la pestaña Archivo para abrir la nueva vista Backstage de Microsoft Office. (2)
Aunque comparte espacio con la Cinta de opciones, la pestaña Archivo, que da acceso a la nueva vista Backstage, se considera un elemento independiente en la interfaz de Office.
3 Para crear un nuevo documento en blanco debemos situarnos en el comando Nuevo, por lo que pulse sobre él en el panel de la izquierda de la nueva vista. (3)
4 El panel central se actualiza mostrando las distintas opciones de que disponemos para crear nuevos documentos, en este caso, presentaciones. Este panel se encuentra dividido en dos partes. En la primera se disponen, además de los comandos para crear documentos en blanco, las plantillas y los temas disponibles (4) y en la segunda, las plantillas procedentes de Office.com. (5) Por defecto, se encuentra seleccionada la opción Presentación en blanco, la cual nos interesa en este momento, por lo que manténgala seleccionada y pulse el botón Crear, situado en el panel de la derecha de la vista Backstage. (6)
La opción Presentación en blanco (o su correspondiente en el resto de aplicaciones de Office) del comando Nuevo podría considerarse en sí misma una plantilla. Se trata de la plantilla más simple y genérica y su uso es el más apropiado en aquellos casos en que se empieza trabajar con el programa por su sencillez y porque se puede adaptar a cualquier tipo de documento final.
RECUERDE
La ventaja de crear nuevos documentos basados en otros ya existentes es la posibilidad de aprovechar tanto la estructura o el diseño original como elementos insertados en ellos.
5 Efectivamente, se abre en el área de trabajo del programa un nuevo documento. (7) De hecho este documento en blanco tiene la misma apariencia que el original, aunque difiere en un detalle: su nombre. Compruebe en la Barra de título que el nuevo documento mantiene la misma denominación aunque seguido por el número 2. Ahora podríamos empezar a trabajar sobre el nuevo documento en blanco. Sin embargo, y dado que el uso y el funcionamiento de PowerPoint serán tratados en la última sección de este manual, pasaremos a mostrarle otra forma de crear nuevos documentos. Lo que haremos a continuación será utilizar un documento existente como base para una nueva presentación. Si dispone de alguna presentación de diapositivas guardada en su equipo, puede utilizarla en esta práctica; de no ser así, le recomendamos que descargue desde nuestra página web el archivo denominado Lugares.pptx, archivo que utilizaremos en ésta y en otras lecciones. Cuando disponga de él en su equipo, haga clic de nuevo sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Nuevo.
Sepa que puede abrir al mismo tiempo tantos documentos como necesite.
6 En la primera sección del panel central, Plantillas y temas disponibles, haga clic sobre la opción Nueva a partir de existente. (8)
7 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Nuevo a partir de una presentación existente, en el cual debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos utilizar como plantilla. Sepa que este cuadro de diálogo es común para todas las aplicaciones de Office; el único rasgo distintivo es el modo en que denomina al documento: Nuevo a partir de un documento existente, en el caso de Word, o Nuevo a partir de un libro existente en el caso de Excel. (9) En este caso, localice el archivo Lugares.pptx si decide utilizar el documento propuesto de ejemplo, selecciónelo con un clic y pulse sobre el botón Crear nuevo. (10)
En el cuadro Nuevo a partir de existente sólo aparecen los archivos creados con el programa con el que se está trabajando, es decir, los que se consideran compatibles con la aplicación.
8 Inmediatamente se carga en el área de trabajo del programa un nuevo documento con el contenido del archivo seleccionado como base. (11) Compruebe en la Barra de título que este nuevo documento se denomina Presentación3, lo que corrobora que no se trata del documento original (Lugares.pptx). Sobre esta copia del documento podemos realizar todos los cambios que precisemos hasta conseguir el resultado deseado. ¿Cómo podemos saber cuántos y qué documentos se encuentran abiertos en estos momentos? Todos los programas de Office disponen en la Cinta de opciones de la pestaña Vista, que contiene el comando Cambiar ventanas. Este comando esconde una lista de todos los archivos abiertos en la misma sesión de trabajo y facilita el paso de uno a otro. Compruébelo. En la Cinta de opciones, haga clic sobre la mencionada Ficha. (12)
Si trabaja sobre Windows 7, otra forma más visual de controlar los documentos que se encuentran abiertos en una aplicación es mediante las miniaturas activas de la Barra de tareas del sistema. Sencillamente situando el puntero del ratón sobre el botón del programa podrá ver una vista previa de los documentos activos y podrá pasar de unos a otros pulsando sobre ellos.
9 Seguidamente, en el grupo de herramientas Ventanas, haga clic en la punta de flecha del comando Cambiar ventanas y compruebe como, efectivamente, se muestran en este caso dos archivos: Presentación2 y Presentación3.
10 Debemos advertirle que el documento en blanco que se carga por defecto al abrir el programa queda sustituido por el siguiente que cree, en el caso, claro está, de no haberlo manipulado. Haga clic sobre el nombre Presentación2 para situarla en primer plano. (13)
11 En cuanto a las plantillas, dado que su contenido varía lógicamente en cada programa, mencionaremos que se utilizan igual que cualquier otro archivo en el que decidamos basar los nuevos documentos. Una buena manera de conocer el funcionamiento y las posibilidades del programa es consultar las denominadas Plantillas de ejemplo. Veamos qué diseños integra la versión 2010 de PowerPoint. Haga clic sobre la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Nuevo en la vista Backstage y, en la sección Plantillas y temas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo.
12 De inmediato