Internal Investigations. Dennis Bock
Rn. 10; MK-AktG/Spindler § 76 Rn. 1.
Hüffer § 76 Rn. 11, § 82 Rn. 11; Klengel/Mückenberger CCZ 2009, 81, 86; Rohde/Geschwandtner NZG 2005, 996, 997.
Hüffer § 82 Rn. 12; Klengel/Mückenberger CCZ 2009, 81, 87.
Bürkle/Mutter § 2 Rn. 19; Spindler/Stilz/Fleischer § 91 Rn. 62. 74
Siehe hierzu Rn. 141.
Dies stellen schon das Weisungsrecht aus § 37 GmbHG und die umfassenden Informationsrechte aus § 51a GmbHG sicher; vgl. Bürkle/Mutter § 2 Rn. 9; Roth/Altmeppen Einl. Rn. 34, § 37 Rn. 3 ff.; Wellhöfer/Peltzer/Müller § 11 Rn. 202.
Klengel/Mückenberger CCZ 2009, 81, 86; Sudhof/Froning § 45 Rn. 91.
Wellhöfer/Peltzer/Müller § 20 Rn. 131 ff.
1. Teil Ermittlungen im Unternehmen › 2. Kapitel Gesellschaftsrechtliche Rahmenbedingungen und Beratung der Unternehmensführung › III. Inhalt und Umfang der Untersuchungen
III. Inhalt und Umfang der Untersuchungen
148
Entscheidet sich der Vorstand bzw. die Geschäftsführung aufgrund konkreter Anhaltspunkte für Gesetzesverstöße für die Durchführung einer unternehmensinternen Untersuchung, stellt sich als nächstes die Frage, wie und in welchem Umfang eine Sachverhaltsaufklärung vorgenommen werden muss. Aus gesellschaftsrechtlicher Sicht ist dies für die Beurteilung relevant, ob der Vorstand bzw. die Geschäftsführer alles Erforderliche zur Aufklärung der Verstöße bzw. zur Ausräumung des Verdachts unternommen hat/haben.
1. Einschaltung externer Ermittler
149
Eine der ersten Entscheidungen betrifft regelmäßig die Frage, ob die Untersuchung durch eigene Mitarbeiter oder durch Externe durchgeführt werden soll.[1]
150
Das Einschalten Externer wird im Vergleich zur Untersuchung durch eigene Mitarbeiter, wie z.B. der Internen Revision, häufig als ein „Mehr“ und als ein gravierenderer Eingriff angesehen.[2] In der Praxis übertragen jedoch gerade kleinere und mittlere Unternehmen schon aus Kapazitätsgründen die Ermittlungen eher auf externe Ermittler, während die größeren Unternehmen die Untersuchungen vorwiegend durch unternehmenseigene Abteilungen durchführen lassen und lediglich unterstützend externe Ermittler einschalten.[3]
151
Ob eine Untersuchung rein „Inhouse“, also durch die unternehmenseigene Revisions- oder Compliance-Abteilung durchgeführt werden soll oder eine Übertragung auf externe Ermittler sinnvoll erscheint, ist jeweils eine im Einzelfall zu treffende Abwägungsentscheidung. Diese richtet sich in erster Linie nach dem Untersuchungsgegenstand, die für solche Untersuchungen intern vorhandenen Mitarbeiterressourcen bzw. die auf diesem Gebiet vorhandene Expertise.[4] Je unbedeutender und übersichtlicher der Ermittlungsgegenstand ist, desto eher kann die Ermittlung durch eigene Mitarbeiter durchgeführt werden.[5]
152
Führt man eine Untersuchung rein Inhouse durch, so empfiehlt es sich, dass die dafür eingesetzten Mitarbeiter bzw. Abteilungen schon eine gewisse Erfahrung mit solchen Untersuchungen besitzen, da sonst die Gefahr weiterer Gesetzesverstöße im Rahmen der Untersuchung groß ist. Insbesondere viele Großunternehmen lassen interne Untersuchungen durch die Interne Revision oder eigene Untersuchungsabteilungen durchführen. Insbesondere die Vorgaben des Arbeits- und Datenschutzrechts müssen bei solchen Untersuchungen stets beachtet werden. Außerdem sollte eine Expertise in Mitarbeiterführung und Befragungstechniken vorhanden sein, da die Untersuchungen sonst im schlechtesten Falle ins Leere laufen, zu keinem Ergebnis führen und ausschließlich Aufruhr im Unternehmen hervorrufen. In die Abwägung ist auch die Frage einzustellen, inwiefern durch unternehmenseigene Ermittler die Unabhängigkeit und Vertraulichkeit der Untersuchungen gewahrt werden kann.[6] Die Untersuchungen müssen immer so durchgeführt werden, dass alle Tatsachen ermittelt und „ungeschönt“ dokumentiert werden.[7] Dies gilt gerade auch dann, wenn sie sich für das Unternehmen unter Umständen als nachteilig darstellen. Mitarbeiter, die schon einige Zeit für das betroffene Unternehmen arbeiten, verfügen regelmäßig auch über soziale Beziehungen zu anderen Angestellten und haben häufig wohl auch eine gewisse emotionale Bindung zu dem Unternehmen selbst, sodass es gerade in kleineren Unternehmen schwierig sein kann, eine unabhängige und vertrauliche Untersuchung durch eigene Mitarbeiter zu garantieren. Zudem ist zu berücksichtigen, dass häufig neben dem Tagesgeschäft auch keine Zeit verbleibt, eine Untersuchung durchzuführen.
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Externe Ermittler können hingegen weitaus unabhängiger agieren.[8] Durch die Einschaltung externer Ermittler kann auch eine direkte Konfrontation zwischen Unternehmensangehörigen vermieden werden. Andererseits wird die Einschaltung externer Ermittler im Unternehmen immer für ein gewisses Maß an Unruhe sorgen. Unternehmensangehörige werden eher einen großen Teil der Untersuchungen im „Geheimen“ durchführen können.
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Ist der Anlass einer unternehmensinternen Untersuchung in der Öffentlichkeit bekannt geworden und Gegenstand der Presseberichterstattung, kann das Einschalten externer Ermittler auch als öffentlichkeitswirksames Zeichen genutzt werden, um zu betonen, dass das Unternehmen Verstöße nicht toleriert und solche für die Zukunft verhindern wird.[9] Eine Aufklärung des Sachverhalts kann durch externe Ermittler in aller Regel auch wesentlich rascher erfolgen. Für die rein interne Durchführung von Untersuchungen können schließlich die geringeren Kosten sprechen. Viele Unternehmen verfügen jedoch regelmäßig nicht über die notwendigen Kapazitäten, insbesondere umfangreichere interne Untersuchungen ohne Einschaltung externer Ermittler durchzuführen.[10]
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In der Praxis wird für unternehmensinterne Untersuchungen meistens eine Kombination aus externen und internen Ermittlern gewählt. Die Einbindung von Unternehmensangehörigen ist insbesondere wegen deren branchen- und unternehmensspezifischem Wissen regelmäßig unverzichtbar für eine effektive Untersuchung.[11]
2. Einrichtung einer ständigen Untersuchungsabteilung oder anlassbezogener Kommissionen
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Eine ebenfalls der Untersuchung vorgeschaltete Frage ist, ob die Unternehmen verpflichtet sind, eine ständige Untersuchungsabteilung einzurichten oder ob die Einrichtung anlassbezogener Kommissionen im Ernstfall ausreicht.
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Manche große Unternehmen sind dazu übergegangen, neben einer Internen Revision eine eigene Untersuchungsabteilung für solche unternehmensinterne