Datenschutz mit bewährten Methoden des Risikomanagements. Wolfgang Gaess
Dokument hineinzutragen und einzuarbeiten. Der Bearbeiter eines Themas wird auf diesem Wege mit einer zu beachtenden datenschutzrechtlichen Maßnahme unausweichlich konfrontiert.
Zu Level 4: Hilfsdokumente zur Unterstützung der themenspezifischen Vorgaben sind z.B. in Form einer Matrix, Vorlage/Template oder Checkliste erstellt.
Beispiel: Ein Beispiel ist das Verarbeitungsverzeichnis.
Im Level 1 Dokument (für den Bereich Datenschutz die Datenschutzrichtlinie) wird definiert, dass ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen ist. Es werden auch die Grundsätze festgelegt. Bei dem Thema „Verarbeitungsverzeichnis“ besteht ein umfassender Erläuterungsbedarf (auf welchem Detaillevel ist es zu führen, welche Akteure sollen es führen, welche sind die Aktualisierungsereignisse etc.).
Daher empfiehlt sich die Anfertigung einer eigenen Arbeitsanweisung für dieses Thema (also ein Level 2 Dokument). Das Verarbeitungsverzeichnis ist i.d.R. dann zu aktualisieren, wenn neue Prozesse im Unternehmen geschaffen oder bestehende Prozesse abgeändert werden. In diesen im Schwerpunkt auf Organisationsänderung angelegten Prozessen sollte die Aktualisierung des Verarbeitungsverzeichnisses als Merkposten mit aufgenommen werden. Das kann z.B. ein zusätzlicher Prüfpunkt bei einem Projektsteckbrief oder ein zusätzlicher Prüfpunkt einer Checkliste für den Einkauf von Dienstleistungen sein. Hierbei handelt es sich nach dieser Nomenklatur um eine „Level 3“ Dokumentation.
Für das Verarbeitungsverzeichnis wird idealerweise eine Vorlage erstellt (etwa auf MS Excel Basis). Ebenfalls wird möglicherweise noch ein eher pragmatisch und einfach gestalteter Ausfüllhinweis erarbeitet. Bei beiden Dokumenten würde es sich nach dieser Nomenklatur um ein Level 4 Dokument handeln.
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