Бухгалтерия для небухгалтеров. Перевод с бухгалтерского на человеческий. Алексей Иванов
жизни. Он составляется не для бухгалтерского учета, а для юридической фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом № 402-ФЗ. Вот типичные оправдательные документы:
• договор;
• кассовый чек;
• квитанция об оплате.
При этом оправдательный документ может содержать реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, подписи представителей контрагента, которые фиксируют передачу ценностей одной стороной и приемку другой. Бухгалтерия традиционно требует документы, которые подписаны с обеих сторон, и раньше это не было большой проблемой. Но в пандемию с массовым переходом на удаленку подписание документов стало болью. Хотя боль-то фантомная: статья 9 закона № 402-ФЗ требует наличия в первичном документе подписи лица или лиц, ответственных за совершение операции и ее оформление со стороны компании. Эти ребята берут на себя ответственность за то, что факт хозяйственной жизни зафиксирован в первичном документе корректно, и его можно принимать к учету.
Если оправдательный документ содержит все обязательные реквизиты первичного, его можно принимать к учету без составления отдельного первичного документа. Это распространенная практика, но по умолчанию такие документы не являются первичными. Акт приемки-передачи имущества или товарная накладная составляются не для бухгалтерского учета. Но раз в них есть все необходимое для принятия объекта к учету или списания, грех бухгалтеру этим не пользоваться.
Первичные учетные документы могут составляется на основе оправдательных. Такая конструкция давно существует, новый стандарт просто дал имя имеющейся сущности. Например, чтобы отразить в бухучете списание дебиторской задолженности подотчетного лица, нужен первичный документ – авансовый отчет. Он составляется на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые обосновывают затраты подотчетника, и содержит информацию о них. Вот эти документы и являются оправдательными.
Регистры бухгалтерского учета
Первый этап бухгалтерской работы закончен – все факты хозяйственной жизни зарегистрированы в первичке. Но первичный документ – всего лишь фиксация факта, а бухучет должен дать пользователям понимание, как под влиянием зарегистрированных фактов хозяйственной жизни меняются объекты учета (о них я расскажу в главе 2): активы, обязательства, капитал, доходы и расходы. Для этого бумажное или электронное море первички нужно упорядочить. И здесь на помощь приходят бухгалтерские регистры.
Слово «регистр» происходит от латинского «registrum» – список. Бухгалтерские регистры используются для накопления и систематизации данных первички. В классической бухгалтерии они могут иметь форму реестров, ведомостей, журналов и книг. Фактически это таблицы, в которых данные сгруппированы по определенным признакам.