Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя. Ирина Топчиева
устанавливал обязанности должностных лиц Коллегий, порядок обсуждения дел в них и организацию делопроизводства.
Согласно Генеральному Регламенту в каждой Коллегии учреждалась канцелярия (канцелярия – от позднелат. «сancellarius» – письмоводитель – отдел учреждения, ведающий делопроизводством. Название некоторых государственных учреждений России XVIII – нач. XX вв., например, Тайная Канцелярия). В состав канцелярии Коллегии входили секретарь, нотариус, регистратор, актуариус, писцы, копиисты, толмачи, переводчики.
Глава XXIX Генерального регламента называлась «О секретарском управлении». Она подчеркивала роль секретаря как важного должностного лица, в обязанности которого входило изучение поступивших документов, их анализ и доклад по ним на заседании Коллегии. Таким образом, основная функция секретаря – информационно-аналитическая.
Технические функции по обработке, отправке, переписыванию документов, их сохранности осуществляли копиисты, писцы, также технические функции осуществляли канцелярские работники более низкого уровня: канцеляристы [3], актуариусы и т. д.
Секретарь, согласно Генеральному Регламенту, должен был приходить на работу раньше других членов Коллегии; его леность, недосмотр наказывались штрафами, более серьезные проступки могли повлечь и более строгие карательные меры вплоть до «лишения живота и пожитков».
Одним из важных «попечений» секретаря являлось обеспечение сохранности документов (бумаг).
Были сформулированы требования к личным качествам секретаря, где главным указывалась учтивость.
В 1717 г. был издан литературно-педагогический памятник начала XVIII в. – «Юности честное зерцало» или «Показание к житейскому обхождению…», составленный сподвижником Петра I Я.В. Брюсом. Этот документ являлся пособием для обучения и воспитания детей дворян, в нем содержались требования к будущим чинам, в том числе секретарям: учтивость, приветливость и смирение.
В 1722 году был принят «Табель о рангах», согласно которому служба делилась на гражданскую (штатскую), военную и придворную.
«Табель» состоял из 14 рангов или классов чиновников. Низшие классы с 9 по 14 давали только личное дворянство, а служащий, получивший чин до 8 класса, становился потомственным дворянином.
Секретари соответственно своей должности относились к 4 классу, занимая, таким образом, достаточно высокое место в бюрократической иерархии. Для сравнения: гражданский коллежский секретарь занимал должность, соответствующую должности командира полка на военной службе.
Согласно «Табелю о рангах» служба начиналась с младших должностей, при этом каждый чиновник должен был пройти все ее ступени снизу вверх. В конце XVIII в. для достижения чина 3 класса срок службы составлял 49 лет, так как для получения очередного класса необходимо было прослужить определенное количество лет, именно поэтому детей дворян записывали в службу в детском возрасте.
Портрет императрицы Елизаветы Петровны
Преобразования