Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе. Коллектив авторов
отметить и необходимость учета в номенклатуре только тех документов, которые были присланы именно конкретному предприятию официально (прошли регистрацию в соответствующей службе предприятия). Если предприятие частное и не имеет вышестоящей организации, руководящие документы вышестоящих организаций у него не образуются. И тогда номенклатура дел начинается с внутренних руководящих документов.
Внутренние руководящие документы могут формироваться по аналогии с руководящими документами вышестоящих организаций. Кадровая служба предприятия обычно не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов, поэтому они если и поступают в нее, то только в виде копий и формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, входящих в ее компетенцию, отдельным делом – приказы генерального директора по основной деятельности. В то же время самой службой управления персоналом могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, входящим в ее компетенцию (положение о премировании, положение о работе с резервом и т. п.). Такие документы будут относиться к категории дел постоянного хранения и должны вестись отдельно.
После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т. п.
Для личных дел работников указывается единый (групповой) заголовок. Исключение составляет личное дело руководителя предприятия, а также «личные дела членов руководящих, исполнительных контрольных органов…; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания», отнесенные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее – Типовой перечень) к категории дел постоянного хранения (ст. 337а). Личные дела, указанные в данном подп. «а» приведенной статьи, в номенклатуре дел указываются перед личными делами остальных работников.
Ведение личных дел для должностных лиц, не являющихся госслужащими, не обязательно. Но ведение личных карточек работников обязательно. Карточки вносятся в номенклатуру дел кадровой службы отдельным заголовком.
При отсутствии на предприятии личных дел работников отдельным делом в номенклатуре следует указать трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, заключаемые с работниками в процессе их трудовой деятельности.
Отдельным делом в номенклатуру дел кадровой службы вносятся подлинные личные документы: трудовые книжки и иные возможные личные документы работников.
Также отдельными делами формируются протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; квалификационные требования; документы (представления, ходатайства, характеристики и т. п.) о награждении, присвоении званий, присуждении премий и документы о выдаче