Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть. Виктор Шейнов
первых шагов крайне полезно проводить самофотографию своего дня – записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени.
Суммировав зафиксированные временные затраты в течение дня, вы почти наверняка недосчитаетесь нескольких часов. Это покажет существование личных резервов и, несомненно, подтолкнет вас к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, вы будете знать структуру затрат времени и соотношение «затраты – результаты». Когда вы начнете работать в соответствии с предлагаемыми далее рекомендациями, сравнение таких самофотографий, сделанных через некоторые временные промежутки, покажет рост эффективности использования времени.
Есть и другой, более радикальный способ получить объективную информацию – это фотография вашего рабочего дня, сделанная кем-то из ваших коллег. Однако поручить ее можно только дружелюбно настроенному к вам человеку, так как, скорее всего, он станет обладателем негативной информации о вас. Практика показала, что в подавляющем большинстве случаев фотография дает обескураживающе плохие результаты. Но чем они хуже, тем больший резерв имеется и, следовательно, тем сильнее должен быть стимул исправить положение. Мы настолько затвердели в своих привычках, что для их изменения нам необходимо не меньше чем потрясение. В этом плане фотография создает наиболее сильную мотивацию к самосовершенствованию.
Еще один способ выяснить, сколько времени у вас уходит на незначительные дела, которые мало что дают как в личном, так и в профессиональном плане, заключается в следующем.
По окончании недели заштрихуйте красным карандашом все малозначительные дела и время, потраченное впустую. Если в итоге ежедневник будет испещрен красными пометками – значит вы расходуете много времени без пользы. Подумайте, как можно избавиться от «закрашенных» дел. Перераспределите свои занятия так, чтобы непродуктивные дела были плотно сгруппированы во времени. В итоге вы будете использовать его более эффективно.
Определите свой цвет для каждого вида деятельности. Если страница ежедневника окажется заполненной перемежающимися цветными строками, то ваша работа чрезвычайно фрагментированна. Если же в результате вы получите широкие полосы одного цвета – значит вам уже удается группировать однородные виды деятельности.
Кроме того, вы сможете обнаружить свои резервы, ответив на вопросы предлагаемого ниже теста.
Тест: Управляете ли вы своим временем?
Самооценка в баллах: 0 – почти никогда; 1 – иногда; 2 – часто; 3 – почти всегда. Чем объективнее вы будете оценивать себя, тем большую пользу принесет вам этот тест.
1. Я начинаю рабочий день с планирования.
2. Поручаю все, что может быть поручено.
3. Письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
4. Каждый официальный документ стараюсь обрабатывать за один раз.
5. Составляю список предстоящих дел по приоритетам. Важнейшие выполняю в первую очередь.
6. Пытаюсь