Personalijuhtimise käsiraamatu kolmas väljaanne. Коллектив авторов
käsiraamat
EESSÕNA
Hoiad käes kolmandat PARE „Personalijuhtimise käsiraamatu” väljaannet. Esimese väljaande ilmumisest on möödas kümme aastat. Kui teine trükk oli esimese värskendus, siis nüüd on käsiraamat läbinud põhjaliku uuenduskuuri. Võib-olla isegi tublisti muutunud, nagu on seda ka personalitöötaja roll organisatsioonis.
Üha enam organisatsioonide juhte mõistab, et inimesed ongi kultuur ja kultuur on see, mis pistab hommikusöögiks nahka strateegia. Kuigi tippjuhtide isiklikku eeskuju ei saa alahinnata, sõltub organisatsiooni edu kõigi töötajate hoiakutest, teadmistest ja oskustest. Tänasel päeval on personalitöötaja organisatsiooni võtmeisik, kes tagab, et õiged inimesed teeksid õigel ajal ja õiges kohas õiget tööd. Just personalijuhi rollis on võimalik märgata ja sekkuda, kui kallilt palgatud tippspetsialist kulutab aega teiste vigade parandamisele või töötajate isiklikud eesmärgid kisuvad ettevõtet erinevates suundades. Personalijuhi võimuses on muuta inimeste juhtimine asjalike lahenduste kaudu teiste juhtide jaoks oluliselt lihtsamaks. Ta saab toetada juhti nii tema enda, üksikute inimeste, meeskondade kui ka organisatsiooni arendamisel. Personalijuht on muudatuste keskmes, sest ta teab, kuidas luua paindlikku ja õppivat organisatsiooni, kuidas kaasata töötajaid ja kinnistada alustatud muudatused igapäevasteks käitumisharjumusteks. Käsiraamat juhatab kätte teeotsa, kuidas täpselt personalitöötaja rollis seda laadi väärtust organisatsioonile lisada.
Selle raamatu on kirjutanud inimesed, kes ise igapäevaselt personalitööd teevad. Kokku on koondatud parim praktika kõigis personalitöö valdkondades: personalitöö sisseseadmine, personalistrateegia, tööjõu vajaduse planeerimine, töö analüüs ja töökohtade kujundamine, personali värbamine ja valik, tulemusjuhtimine, personaliarendus ja koolitamine, tasustamine, personali uuringud, töötajate heaolu ja infovahetuse korraldamine. Kõik vajalikud juhised on kirja pandud lühidalt, eesti keeles ja siiski maailmas toimuvast õppides. Kaante vahele põimitud rohked lühikesed küsimused-vastused ja pikemad kogemuslood nii suurtest kui väikestest, nii era- kui avaliku sektori organisatsioonidest võimaldavad kiigata tööandjate argiellu ja tagatubadesse. Raamat on kirjutatud kolleegidele, tudengitele, väikese ettevõtte juhtidele, et pisutki asendada head vestluspartnerit ja nõuandjat, kui kiire küsimus vajab vastamist.
Muidugi võid raamatu kaanest kaaneni läbi uurida, või lugeda huvitavamaid peatükke või kogemuslugusid, mida võib-olla oledki praegu raamatupoe riiuli vahel tegemas, aga parim viis on otsida siit kiireid vastuseid küsimustele kohe, kui need tekivad.
Esita küsimus, võta lahti märksõnaregister, loe ja asu tegutsema.
Maria Kütt
PARE juhatuse esimees
1. PERSONALITÖÖ SISSESEADMINE
Ühel hetkel on loodetavasti iga organisatsioon piisavalt suur, et on aeg sisse seada personalitöö eest vastutava isiku ametikoht ja leppida kokku mõned tööviisid (protsessid), millest kõik töötajad ühte moodi aru saavad ja kinni peavad. Tavaliselt seostatakse seda suuruse piiri töötajate arvuga. Öeldakse, et täiskohaga personalitöötajat on vaja hiljemalt siis, kui töötajate arv ületab sadat inimest.
Vajadus esimeste personalitööalaste kokkulepete järele sünnib ilmselt juba varem. Näiteks, kuidas toimub uute töötajate värbamine ja sissejuhatamine või kuidas korraldada töösuhete alase dokumentatsiooni, nagu töölepingud, avaldused, liikumine. Sageli kasvab personalijuhi töö välja raamatupidaja, juristi, sekretäri või assistendi ametist, kes on seni täitnud personalitööga seotud ülesandeid muude tööde kõrvalt.
Mille eest personalijuht organisatsioonis vastutab?
Triin Jänes, Seesam Insurance’i personalijuht
Kuna personalijuhi töö mõju ja tulemused ei ole koheselt nähtavad, siis mõtlen tegevuste planeerimisel alati, millist väärtust loon ning kuidas aitan kaasa strateegiliste eesmärkide saavutamisele. Oman olulist vastutust värbamise ja arendustegevuste teostamisel, sest need vormivad suurel määral ettevõtte kuvandit. Samas oodatakse minult ka professionaalsust ja tuge. Juhid vajavad eeskätt vestluspartnerit ning tagasisidet, töötajad ootavad rohkem ärakuulamist ja probleemide lahendamisele kaasa aitamist.
Eliise Ala, Stora Enso personalijuht
Minu kogemusel vajavad juhid ennekõike õigete oskustega ja motiveeritud töötajaid, kes aitaksid ellu viia ärilisi eesmärke. Peamised valdkonnad, millele personalijuhina keskendun, on personalivaldkonna protsesside ja süsteemide loomine, mille abil leida ning hoida parimaid talente, tööandja maine kujundamine nii ettevõtte sees kui väljaspool seda, mehitamine ja töötajate motivatsiooni küsimused. Samas oodatakse minult tihti ka praktilist nõu ja tuge, kuidas olla veel parem juht inimestele ja ärile.
Käesolev peatükk keskendub sellele, kuidas hinnata vajadust täiskohaga personalitöötaja järele, milline on tema roll organisatsioonis, milliseid oskuseid on selles ametis tarvis, millega personalitöötaja võiks tegeleda ja kuidas personalitöö tulemuslikkust hinnata.
1.1. Personalitöötajaga või ilma
Tavaliselt hakkavad väikeses organisatsioonis ühel hetkel kuhjuma töötajatega seotud ülesanded nagu personalidokumentide vormistamine, värbamine, koolituste korraldamine, töövahendite hankimine, millest seni neid ülesandeid täitnud sekretäril või raamatupidajal enam jaks üle ei käi. Sellel hetkel on võimalik valida, kas osta personalitöö mõnelt vastavat teenust pakkuvalt ettevõttelt sisse või luua personalijuhi ametikoht. Mõlemal lahendusel on oma eelised ja kitsaskohad, mis on kokkuvõtlikult esitatud allolevas tabelis.
Teenuse sisseostmise plussid ja miinused võrreldes personalijuhi ametikoha loomisega
Võimalik on kasutada ka vahepealset lahendust – osta mõnda aega teenust sisse ja luua personalijuhi ametikoht alles siis, kui ollakse selle lisaväärtuses veendunud. Sageli on teenuste sisseostmisel takistuseks asjaolu, et n-ö täispaketti pakkuvaid ettevõtteid on vähe. Enamasti ollakse spetsialiseerunud kas personaliarvestusele või värbamisele. See aga suurendab koostööpartnerite arvu ja võib osutuda sobimatult ajamahukaks.
Kui organisatsioonil on plaan kiiresti kasvada, siis on mõttekas planeerida personalijuhi ametikoha ja funktsiooni loomine juba äriplaani osana ja suhteliselt varases arengufaasis. Pühendunud personalijuht aitab värvata organisatsiooni kasvamiseks vajaliku kompetentsiga töötajaid ja seda teenusepakkujatega võrreldes mõistlikuma investeeringu eest. Professionaalne personalitöötaja omab reeglina ka teadmisi kvaliteedi- ja protsessijuhtimisest ning on hindamatuks abiliseks ettevõtmise asutajatele kõigi kasvuks vajalike tugisüsteemide loomisel.
Miks soovitatakse luua personalijuhi ametikoht just siis, kui töötajaid on sadakond? Kui kõrvutada keskmist tööjõu voolavust (5–7 %) personalispetsialistide palgataseme ja värbamisega seotud kuludega, siis on tegemist majanduslikult tasuva otsusega. Rääkimata sellest, et organisatsioon saab endale töötaja, kes asub teadlikult tegelema organisatsiooni kultuuri, tööandja maine ja töötajate pühendumisega. Lisaks personalitöötaja enda ametikohale hinnatakse personalitöös üldiselt paljude projektide tasuvust just tööjõu voolavuse hinna kaudu. Proovige alloleva juhise abil arvutada, kui palju maksab teie organisatsioonis 1 % voolavust? Kui kümnest töötajast üks lahkub, siis millised kulud kaasnevad selle ametikoha täitmisega? Pange tähele, et summa sisse tuleks arvutada ka saamata jääv tulu.
• Kalendriaasta jooksul töötajate lahkumisega kaasnevad kulud (ehk kõik sellised kulud, mille tekkimine on seotud kellegi lahkumisega:
– Värbamiskulu – kuulutuste avaldamine, värbamisega seotud isikute tunnitasu.
– Asendustasud – asendajatele makstav palgaraha, teenuse sisseostmise tasu.
– Töökoha sisse seadmise kulud – vastavalt vajadusele arvuti töökoha sisseseadmine, sidevahendite soetamine, muud töövahendid.
– Töötervishoiukulud – vastavalt vajadusele isikukaitsevahendite soetamine, esmane tervisekontroll.
– Sisseelamiskulud – juhendajate töötasu, koolitustel osalemiseks kuluv aeg, koolituste maksumus.
• Saamata jääv tulu – lahkunud töötajaga samaväärse panustamiseni