Кадровый документооборот. Виталий Викторович Семенихин
учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Чернышева ул., д. 31, Новосибирск, 644099
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Белоусову А.И.
ул. Звездова, д. 19, кв. 4,
г. Омск, Варшавский р-н,
Омская область, 402341
Гриф об утверждении признается реквизитом официального документа, придающим нормативный или правовой характер его содержанию.
Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ОАО «Восход»
Личная подпись П.Е. Иващенко
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения выглядит так:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 26.08.2010 № 24
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Гриф утверждения присутствует не на каждом документе, поэтому рекомендуем обратиться к специальному перечню документов, подлежащих утверждению, который содержится в Приложении № 4 приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 г. № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату:
Тимофеевой Е.Г.
Румянцевой Р.С.
Прошу подготовить проект
Коллективного договора ОАО «Гелиос»
к 26.08.2010
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Например: приказ о создании аттестационной комиссии, должностная инструкция.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных