Переговоры. Организация. Протокол. Этикет. Олег Давтян
могут проводиться на территории принимающей стороны, на территории партнера или же на нейтральной площадке. Право выбора обычно предоставляется приглашенной стороне.
После того как согласовано место для проведения переговоров, определены составы делегаций, утверждены программы, начинается подбор помещений и их подготовка.
Выбор помещения зависит от многих факторов: от характера переговоров, от уровня и количества участников, продолжительности мероприятия, от логистики, от соблюдения требований безопасности, конфиденциальности, а также от возможности оперативно вносить изменения в регламент работы делегации. Наиболее подходящим местом может быть конференц-зал с набором оргтехники, с возможностью синхронного перевода, оборудованный быстрой связью с центром принятия решений, соединенный с помещением для кофе-брейка и т. д.
Минимальная площадь помещения, в котором можно создать комфортные условия для переговоров с небольшим числом участников, составляет не менее 30 м2. Главное, чтобы там свободно поместилась необходимая офисная мебель – стол для переговоров и стулья, или же диван и два кресла – и осталось бы пространство для свободного передвижения. Желательно, чтобы в переговорной комнате было окно, поскольку длительное нахождение в закрытом пространстве вызывает у многих людей чувство дискомфорта, которое отвлекает от переговоров и вызывает желание закончить их как можно быстрее. Если в помещении окон нет, необходимо создать яркое и теплое освещение, возможно, даже от нескольких источников света, расположенных на стенах и потолке. Функции окна сможет взять на себя межкомнатная перегородка с матовым остеклением.
В центре помещения для переговоров устанавливается стол, а вокруг него офисные кресла. Дополнительно здесь можно разместить тумбы, стеллажи и шкафы для документов. Если позволяет площадь, можно оборудовать зону отдыха с мягкой мебелью, журнальным столиком и кулером для воды. Значение имеет выбор стиля мебели. Иногда, стараясь произвести впечатление, руководители оборудуют такие помещения массивными столами из ценных пород дерева, ставят кожаные кресла. Однако в небольших помещениях такая мебель может казаться слишком громоздкой. Более подходящими могут быть стеклянные столы, которые пропускают свет и визуально расширяют комнату, а также легкие светлые стулья. Не менее важным критерием выбора мебели является ее комфорт. Например, мягкие кожаные стулья с подлокотниками позволят участникам переговоров вести многочасовые дискуссии, не утомляясь и не теряя концентрации.
Устанавливая стол и стулья, следует обратить внимание на расположение окон и дверей помещения. Протокольный порядок предусматривает рассадку гостей лицом либо к окну, либо к входной двери. Если планировка помещения не позволяет сделать так, чтобы входная дверь не была сзади гостей, на время переговоров ее можно загородить ширмой, шторами, стульями или иной мебелью. Кроме того, если из окон