Квалификационный экзамен на должность нотариуса. Юрий Федорович Беспалов
конторой утверждается номенклатура дел на соответствующий год – систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой – в территориальный орган для утверждения (п. 45 Правил нотариального делопроизводства).
Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 г. № 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный № 30940)[161]. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы.
Пункт 55 Правил нотариального делопроизводства устанавливает, что все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т. д. (п. 56 Правил нотариального делопроизводства).
В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.
Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года (п. 57 Правил нотариального делопроизводства).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
– помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;
– раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);
– группировать в дела документы одного календарного года,
«Российская газета», № 6, 15.01.2014.