О чем думает организатор мероприятий?. Сурен Багдасарян
и успеть всё самому не получится. Поэтому нужно найти единомышленников и собрать команду, которая будет воплощать эту идею. Желательно, чтобы эти люди дополняли друг друга по своим качествам. Например, если у вас творческий подход, нужен человек с аналитическим складом ума. Это могут быть ваши будущие партнёры по этому проекту либо наёмные сотрудники, фрилансеры или волонтёры, которые возьмут часть работы на себя. Если вы не нашли партнёров и хотите нанять сотрудников для решения конкретных задач, для этого существуют различные площадки, такие как YouDo, Profi.ru и другие сервисы. Можно зайти на сайт с бесплатными объявлениями или дать объявление в тематическом сообществе в любой соцсети. Соответствующие разделы есть даже на Avito.
Распределите задачи между членами команды
Параллельно с поиском людей в команду стоит начать формировать список всех дел. Когда вы начинаете детальнее продумывать концепцию, становится понятно, какое оборудование вам нужно, какая афиша и полиграфия, какие дополнительные услуги. Появляется понимание бюджета.
СОВЕТ. Любая задача, которую вы перед собой ставите, должна выполняться по частям. Большую задачу необходимо разбить на отдельные направления: реклама, дизайн, техническая часть, работа с партнёрами, работа с музыкантами – и далее по списку. Каждое из направлений могут на себя взять разные исполнители, либо партнёры делят между собой равный объём задач из этого списка. Разделить зоны ответственности жизненно необходимо: проект, в котором все делают всё, реализован никогда не будет.
Каждый должен выполнять те задачи, в которых он хорошо разбирается или хочет разобраться. Например, в нашем проекте Марина всегда занималась коммуникацией с музыкантами и концертной программой. Все задачи прописываются, и для каждой из них назначается ответственный, а вместе с ним и дедлайн, который всегда стимулирует исполнителя быть в тонусе.
Если чёткие сроки выполнения задачи не обозначены, то она никогда не будет выполнена. Основная команда может быть небольшой, но в зависимости от мероприятий и задач, вам могут потребоваться дополнительные ресурсы, в том числе человеческие. Поэтому кроме основной команды у нас есть много специалистов-фрилансеров, которые удалённо решают различные вопросы. Такие люди не обязательно должны находиться рядом с вами физически, но они тоже часть команды.
Лучше иметь как минимум двух взаимозаменяемых людей по каждому направлению на случай, если один из них по каким-то причинам не сможет выполнить ту или иную задачу. Изначально мы старались набирать команду именно по этому принципу. Например, у нас два дизайнера и несколько фотографов. Бывают срочные задачи, и человек может оказаться занят, особенно в случае с фрилансом. Наш опыт говорит о том, что проколы случаются – человек может элементарно заболеть.
Контролируйте исполнение задач в таск-трекере
Для того чтобы вести каждое направление, мы рекомендуем использовать таск-трекеры. Это может быть программа Trello, гугл-таблицы