Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа. Илья Мельников

      Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно – заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть. Приведите в порядок папки, проверьте ежедневник, может быть через неделю у вас запланирована работа, часть которой можно выполнить сегодня.

      Примерная схема рабочего дня секретаря.

      При общей продолжительности рабочей недели 36 часов в пятидневной рабочей неделе рабочий день секретаря-референта должен составлять 7 часов 15 минут. По действующему законодательству сотрудникам выделяется перерыв в 1 час, который должен предоставляться не позднее, чем через 4 часа после начала работы.

      Проведение физкультурных пауз в 5 – 10 минут за 1,5 часа до обеда и за 1–1,5 часа до окончания работы благотворно повлияет на повышение производительности труда и улучшение рабочей атмосферы в помещении.

      Первая половина рабочего дня:

      1. Прийти на работу за 15 минут до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.

      2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

      3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

      4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

      5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

      6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

      7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

      8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

      9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 – напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».