Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами. Илья Мельников
документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.
1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.
2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.
3. Согласованные приказы подписываются руководителем.
4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.
Правила подготовки и оформления документов
Секретарь-референт имеет дело с многочисленными служебными документами, среди которых: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.
Документ – это средство закрепления информации, имеющее юридическую силу. Обязательным элементом документа является реквизит. Набор реквизитов составляет формуляр.
Выделяют два вида документов:
1. Служебные – используемые в учреждениях (протокол, докладная и т. д.):
– распорядительные (приказ, указ, постановление, решение);
– организационные (положение, инструкция, устав);
– информативно-справочные (справки, сводки, письма).
2. Личные – обращение граждан в учреждения (заявление, письмо частного характера, резюме).
Рассмотрим, что представляют собой некоторые виды документов.
Акт — документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Акты составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.
Текст акта делится на три части:
1) Введение – объясняется повод для составления акта, перечисляются лица, которые составляют акт. Данная часть начинается словом «повод», после которого дается название распорядительного документа. С новой строки, без полей пишется слово «составлен» и далее называются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии:
Составлен:
Председатель (должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: (должность, фамилия, инициалы)
Присутствовали: (должность, фамилия, инициалы)
2) Констатационная часть – начинается с абзаца. Здесь даются цели, задачи и суть работы, выполненной составителями акта, ее результаты.
3) Выводы – делаются выводы или даются рекомендации. Это необязательная часть, акт может заканчиваться и констатацией фактов.
Завершают текст актов подписи.
Автобиография пишется от первого лица, в ней сообщаются официальные сведения: год и место рождения, социальное положение, отмечаются важные вехи жизненного пути человека.
Положение