Тайны лучших секретарей-референтов: юридические тонкости, помогающие в работе. Илья Мельников

      – рациональная организация рабочих мест.

      Типовые структуры делопроизводственных служб закреплены в действующих нормативно-методических документах, там же определены их функции, разработаны унифицированные требования к таким организационным документам, как положение о службе делопроизводства и должностная инструкция, которые являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации.

      На современном этапе основным нормативным документом, который регламентирует наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих».

      Эти нормативные документы подразделяют всех работников службы делопроизводства в зависимости от характера труда на три категории:

      1) Руководители – заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т. д.; наименование должности складывается из слова «начальник» (или «заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20 % от общего числа делопроизводственного персонала.

      2) Специалисты – помощники руководителя, документовед, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Существует возможность устанавливать должность старшего специалиста; при этом соотношение между старшими специалистами и специалистами 2: 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурируют такие должности, как «специалист», «ведущий специалист», «специалист 1-й категории» или «специалист 2-й категории», а не инспектор или старший инспектор.