Быть секретарем руководителя фирмы. Юрий Александрович Лукаш
вопросам должен проводить работник, исполняющий обязанности руководителя.
Секретарь доводит до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам.
Во время проведения всех видов приема секретарь сам принимает телефонные звонки, переадресовывает их заместителям руководителя. Телефон руководителя в это время подключается только при чрезвычайных обстоятельствах. Во время приема не следует также пропускать в кабинет руководителя сотрудников, не имеющих отношения к приему, а стремящихся решить текущие рабочие вопросы. В таких ситуациях их направляют к заместителям руководителя или называют время, когда руководитель освободится и сможет их принять.
Секретарь не должен забывать, что посетитель любого ранга может входить в кабинет руководителя только после соответствующего доклада секретаря. О вышестоящих представителях секретарь докладывает лично. При этом, безусловно, желательно назвать их фамилию, имя, отчество, должность посетителя и вопрос, по которому он прибыл. Секретарь может доложить руководителю о посетителе с помощью переговорного устройства и, получив согласие на прием, предлагает посетителю пройти в кабинет. Недопустимо приглашать в кабинет руководителя посетителя в верхней одежде.
Организуя прием сотрудников своего учреждения по текущим вопросам, секретарь обязан:
– знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно;
– довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам;
– определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;
– сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или телефона.
Нередко посетители идут на прием к руководителю с вопросом, который может быть решен другим работником. Секретарь должен знать распределение обязанностей между руководящими работниками учреждения для того, чтобы направить посетителя к компетентному в решении того или иного вопроса сотруднику.
Организуя приём командированных работников и представителей различных предприятий, секретарь обязан:
– выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;
– отметить командировочное удостоверение;
– оказать помощь в подборе необходимых материалов;
– выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к учреждению.
Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема руководитель обычно отводит определенные дни.
По окончании беседы и после принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующих учетных формах. Контроль за выполнением решений, принятых руководителем,