Справочник по делопроизводству. Михаил Юрьевич Рогожин
службы ДОУ в соответствии с указаниями ее руководителя и начальников соответствующих подразделений (в составе службы ДОУ). Проект индивидуального плана составляется работником, как правило, на предстоящий месяц на основе плана работы подразделения.
Проекты планов работников подразделений службы ДОУ из числа технических исполнителей и специалистов утверждаются начальниками соответствующих подразделений. Проекты планов работы начальников подразделений службы ДОУ утверждаются ее руководителем, а проект плана работы последнего – руководителем предприятия (либо заместителем руководителя, курирующего вопросы документационного обеспечения управления).
За ходом и результатами выполнения планов работы руководством службы ДОУ осуществляется систематический контроль. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства предприятия. Обобщенные данные контроля используются при разработке отчетных документов службы ДОУ (в общем случае – отчетов)[36].
Отчет – это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном локальными нормативными актами предприятия.
Так, отчеты о работе службы ДОУ, как правило, разрабатываются за год, полугодие и квартал в соответствии со структурой и номенклатурой показателей планов работы[37]. В качестве приложений к годовому отчету службы ДОУ прилагаются основные показатели выполнения плана работы, другие необходимые документы.
Порядок, сроки представления отчетов, а также состав приложений к ним устанавливаются руководителем предприятия (заместителем руководителя, курирующим вопросы документационного обеспечения управления). Отчеты о работе подразделений службы ДОУ готовятся ежемесячно. Пример справки-отчета представлен на рис. 2.4. Помимо значений показателей, фактически достигнутых в течение соответствующих отчетных периодов по видам работ, в отчетах, кроме того, отражаются основные показатели труда работников подразделений[38].
2.8. Должностные инструкции работников службы ДОУ
Должностная инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) – руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т. п.) предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов предприятия. Структура должностной инструкции, пример ее оформления и квалификационные характеристики
Кроме того, при разработке отчетов используются сведения, зафиксированные в документах по учету выполненных работ, их показателей.
В необходимых случаях в отдельном разделе отчета отражаются сведения
о внеплановых мероприятиях (видах работ и т. п.), выполненных в течение соответствующих отчетных периодов.
К отчету могут прилагаться документы, обосновывающие (подтверждающие, поясняющие) отчетные показатели.