Справочник по делопроизводству. Михаил Юрьевич Рогожин
и т. п.) предприятия, общественных организаций, наименования применяемых предприятием регистрационных (контрольных) картотек, единых журналов (книг) учета документов и т. п.
Проект сводной номенклатуры проверяется и, при необходимости, уточняется в порядке, рассмотренном ранее. После этого проект подписывается руководителем службы ДОУ и согласуется[77]:
1) с руководителем архива предприятия (руководителем архивного учреждения, в котором организуется временное хранение дел предприятия);
2) с экспертной комиссией (ЭК) предприятия;
3) если требуется – с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут передаваться на постоянное хранение дела предприятия.
Уточненный проект представляется руководителю предприятия на утверждение не позднее 15 декабря. Утвержденная сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января наступающего календарного года.
Несколько слов – об организации обращения со сводной номенклатурой дел. На практике она применяется и в традиционном, и в электронном видах.
С целью обеспечения удобства в работе утвержденная сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Утвержденный экземпляр (подлинник) сводной номенклатуры дел – в качестве документа постоянного хранения[78]. Второй экземпляр передается службе ДОУ в качестве рабочего; третий, как правило, применяется в архиве предприятия. Четвертый экземпляр передается в архивное учреждение[79].
Структурным подразделениям (иным самостоятельным участкам работы, требующей документирования) предприятия выдаются выписки из сводной номенклатуры дел (в пределах соответствующих разделов). В случае существенного изменения функций и структуры предприятия в течение календарного года сводная номенклатура дел подлежит досрочному уточнению (переформированию) и переутверждению.
По окончании очередного календарного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись[80]. После проверки указанные сведения передаются в установленном порядке в архив предприятия (архивное учреждение)[81].
Глава 2 Организация разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов
Рассмотрим далее организацию разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов. Но прежде всего уточним, что представляют собой табель форм и альбом форм.
Табель форм документов – это подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками предприятия (см. рис. 3.8). Функциональное назначение табеля форм документов заключается в следующем:
1) закрепление правового статуса управленческой документации предприятия и образующих ее документов;
2) оптимизация состава управленческой документации предприятия, обеспечения ее функциональности;
3) соблюдение и последующая оптимизация единого порядка подготовки управленческих
По результатам согласования в проект сводной номенклатуры дел могут быть внесены уточнения.
Включается в номенклатуру дел службы ДОУ и хранится в ней.
С ЭПК которого ранее производилось согласование проекта.
С указанием сведений о количестве фактически заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного сроков хранения.
В котором организуется временное хранение дел (см. далее).