Meeting Bibel. Daniel Hoch
Eine nie endende und für alle anderen absolut uninteressante Präsentation mit scheinbar hunderten von Folien.
Kennen Sie diese Phänomene? Gehen Sie jetzt dagegen an! Nehmen Sie die 54 Rezepte als Challenge und probieren Sie sie einfach aus! Es gibt längere und kürzere Rezepte, für jeden ist etwas dabei! Ob der Reihe nach oder komplett durcheinander, das spielt keine Rolle, es geht letztlich nur um das Aufbrechen alter Denkmuster und um das Sprengen Ihrer eingerosteten Denk- und Verhaltensweisen! Jammern bringt nichts. Also ran an den Speck! Veränderung kommt nicht von alleine, nutzen Sie Ihre Zeit und stecken Sie Ihre Energie in Ihre Ziele und deren Fortschritt. Machen Sie nicht nur die anderen für die Mängel und Missstände verantwortlich. Was verändern Sie? Wie beziehen Sie wirklich jeden Teilnehmer ein? Wie bekommen Sie die Ritter der Schwafelrunde zum Schweigen? Was ist tatsächlich wichtig bei der Planung? Halten Sie sich zum Beispiel an das Pizza-Prinzip. Nach diesem sitzen in Meetings immer nur so viele Menschen, wie von einer Familienpizza satt werden. Verändern Sie mit Hilfe von Tipps dieser Art Ihren Meetingalltag und sorgen Sie für mehr Effektivität und Effizienz in Ihren Meetings und Besprechungen. Das Grundprinzip: Die Stimmung machts!
Wie die Stimmung allerdings meistens in Meetings ist, ist auch kein Geheimnis. Die folgenden Gedanken sind wohl jedem schon in einem langweiligen Meeting durch den Kopf gezogen!
Dinge, die jeder schon in Meetings dachte
■ „Ich habe keine Zeit für diesen Quatsch.“
■ „Es klang besser, als es noch meine Idee war.“
■ „Wer hat diesem Idioten bloß den Job gegeben?“
■ „Ob er in diesem Leben noch zum Punkt kommt?“
■ „Gut, dass ich mein Smartphone mitgenommen habe…“
■ „Wenn er noch einmal … sagt, springe ich aus dem Fenster.“
■ „Ich habe Hunger!“
■ „Herr, schenk Hirn!“
■ „Meetings fangen schwach an und lassen dann stark nach.“
■ „Ey, ich muss echt aufs Klo.“
Was haben alle diese Gedanken gemeinsam? Sie gehören nicht in ein Meeting. Beziehungsweise sind sie nicht förderlich für ein Meeting und auch nicht für die Teilnehmer, denn da spricht die reine Frustration und Langeweile aus allen Mündern. Das ändert sich jetzt!
Im nächsten Kapitel erwartet Sie eine Kategorisierung typischer Meetingteilnehmer und der optimale Umgang mit ihnen, bevor es dann richtig losgeht mit Rezepten für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. Den Fokus habe ich dabei auf die Durchführung von Meetings gelegt, da in Meetings meiner Meinung nach flexibel und spontan gehandelt werden muss. Hier liegen die meisten Potenziale.
Und am Ende gibts noch einen kleinen Bonus Abstecher in die Welt der virtuellen Meetings. Nun genug mit dem Gelaber. Fangen Sie an und suchen Sie sich Ihre Lieblingsrezepte raus!
Viel Freude und Mut dabei!
Ihr Daniel Hoch
Typen von Meetingteilnehmern
In Meetings treffen viele verschiedene Personen aufeinander und so individuell jeder Mensch auch ist, so gibt es trotzdem bestimmte Typen, die in jedem Meeting zu finden sind. Wie früher im Klassenzimmer gibt es verschiedene Charaktere. Ob Träumer, Snacker, Smartphonist, Mr. and Mrs. Know-it-all, Mauerblümchen, Einschleimer, Zuspätkommer, Choleriker oder Führungskraft, hier kommt eine humorvolle Auflistung der klassischen Teilnehmer. Bestimmt erkennen Sie die eine oder andere Person wieder.
Typ: Der Träumer
Vorlieben: Alle Träumer schweben in den meisten Fällen schon ihr ganzes Leben lang mit dem Kopf in den Wolken. In Meetings kann das durchaus positiv sein, denn diese Leute hören zwar nicht richtig zu, haben dadurch jedoch einen eher objektiven Blick auf die Themen. Gleichzeitig liegt die Überlebensstrategie dieser Typen in ihrer Kreativität. Seit der Schule werden die Träumer darauf programmiert, trotz mangelnder Aufmerksamkeit immer eine Antwort parat zu haben. Diese ist zwar meist nicht die logischste, doch jede Antwort ist besser als keine. Ein, zwei Träumer sind für jedes Meeting verkraftbar, mehr von ihnen drücken jedoch die Stimmung und Konzentration. Die Träumer sind oft die potenziellen Zuspätkommer. Außerdem erregen sie immer wieder Aufmerksamkeit, indem sie mit ihrem leeren Blick in die Peripherie alle anderen Teilnehmer ablenken.
Tipp am Rande: Als Meetingleiter wandeln Sie die Ablenkung in eine Auflockerung des Meetings: Nutzen Sie den Halbschlafmoment des Teilnehmers zur kleinen Zurschaustellung und schrecken Sie den Teilnehmer (humorvoll) aus dessen Schlaf. Den kleinen Aufwecker überlebt der Träumer und für alle anderen Teilnehmer ist ein Lacher garantiert.
Fetisch: Der Träumer kommt immer (zu spät) mit einer Tasse Kaffee in den Raum, doch dieser hilft ihm leider nicht, die Aufmerksamkeitsspanne eines Eichhörnchens zu überbieten.
Typ: Snacker
Vorlieben: Der Snacker findet Meetings gar nicht so verkehrt, außer es gibt keine kostenlosen Snacks oder Getränke. Kleine Muffins, herzhafte Häppchen oder auch frisches Obst, so lang irgendetwas zum Kauen da ist, ist der Snacker vorerst ruhiggestellt. Im Notfall steckt ein Schokoriegel in der Anzugjacke bereit. Bekannter Weise ist das Sprechen mit vollem Mund unhöflich und auch unangenehm. Die Snacker sind also in 40 % des Meetings gar nicht in der Lage mitzureden. Und in der anderen Zeit sind sie damit beschäftigt, möglichst unauffällig erneut zum Snackteller zu greifen. Wenn sie Pech haben und Kekse und Co. sind generell verboten, ist mit ihnen rein gar nichts mehr anzufangen. Die Snacker werden hangry (hungry and angry). Jeder, der selbst hangry wird oder zumindest jemanden kennt, der diese Eigenschaft sein Eigen nennt, der weiß: Es gibt keine Lösung. Zumindest keine schnelle.
Fetisch: Der Fetisch der Snacker ist offensichtlich – liegt ja im Namen – Snacks. Von den Schokodrops bis hin zu den Erdnussflips, Hauptsache irgendetwas im Mund haben. Die Snacker sind in ihrer oralen Phase steckengeblieben.
Typ: Smartphonist
Vorlieben: Der Smartphonist leidet an chronischen Nackenschmerzen und dauerhaft versteifter rechter Hand. Sie sind immer up to date, ob das nun aktuelle News oder den neuesten Gossip im Büro betrifft. Das alles ist für ein Meeting weder hilfreich, noch in irgendeiner Weise interessant. Die Smartphonisten stören zwar nicht direkt, doch durch ihren ständigen Handygebrauch fördern sie Unruhe, indem sie alle anderen erinnern, ebenfalls ihre Whatsapp-Nachrichten zu checken. Hier gibts nur eine Maßnahme und die ist hundertprozentig effektiv: Handys sind nicht erlaubt und sie werden auch nicht in der Hosentasche behalten. Sie kommen in einen Handytopf und zwar jedes einzelne von allen(!) Teilnehmern. Siehe Rezept Nr. 12 Appstinenz und Snacklosigkeit. Am liebsten würde ich dieses Prinzip in der Welt auch außerhalb der Arbeit und Meetings verwenden. Einfach im Bus alle Smartphones einsammeln und schauen, wie lange es dauert, bis die Apokalypse ausbricht.
Fetisch: Jeder Smartphonist hat immer ein Ladekabel dabei und vergisst nie, sein Handy auf mindestens 30 % geladen zu haben. Mit jedem Prozent weniger steigt die Burn-out-Belastung immens.
Typ: Mr. und Mrs. Know-it-all
Vorlieben: Der Besserwisser, von keinem gemocht, von allen gemieden. Er hat es nicht einfach, in Wirklichkeit bemitleiden Sie ihn etwas. Doch das ist so eine Sache, Besserwisser sind üblicherweise extrem nervig. Es liegt in ihrer Natur, da ist nichts zu machen. Hinzu kommt, dass ein Besserwisser nur selten durch seine Besserwisserei etwas wirklich Produktives beiträgt. Typische Sätze wie: „Also eigentlich …“, „Wenn wir jetzt mal ganz genau sind …“, „Ich will ja jetzt nicht klugscheißen, aber …“, „So kann man das aber jetzt nicht sagen …“ oder „Fangen wir doch nochmal beim ersten Schritt an …“ Und so geht das dann weiter und weiter. Auch wenn wir es gern tun würden, den Mund dürfen wir dem Besserwisser nicht verbieten. Er hat immer diese ätzend nervige Tonlage und eine Lehrermasche vom Feinsten, immer schön von oben herab und immer im Recht … Sowas von unangenehm! Trotzdem