Leitfaden für ganzheitliches Personalmanagement. Fachgruppe Personal Die KMU-Berater Bundesverband freier Berater e.V.
zu prüfen.
2.6.3 Bewertung
Die Bewertung der Beschäftigungstiefe mit dem Thema Wissensmanagement wird deutlich anhand der vorhandenen Defizite einer Organisation. Dazu müssen diese aber erst einmal erkannt werden. Eine sinnvolle Vorgehensweise ergibt sich aus dem Qualitätsmanagement, bei dem mithilfe eines Audits festgestellt wird, wie weit die Organisation bereits die Anforderungen an strategische Personalarbeit erfüllt. Ebenso müssen die Regelmäßigkeit der Audits und das zugehörige Berichtswesen mit Adressaten festgelegt sein.
Schwerpunkte des Audits könnten sein, wie weit die folgenden Punkte in der Organisation bereits realisiert sind:
• Strukturen, Abläufe, Formulare und Checklisten sowie Controlling/ Reporting des Personalbereichs entwickeln und einführen.
• exklusives Firmenwissen definieren (Was machen wir anders als andere?)
• Fach-, Methoden-, Projekt- und Führungswissens transparent machen
• Wissenslandkarten entwickeln
• Rahmenbedingungen schaffen (Zeit/Gesprächsrunden)
• interkulturelle Lernprozesse ermöglichen
• den Nachfragenden eine Option zur Wissensanreicherung geben
• Transferwerkzeuge in den Bereichen Austauschkultur und IT/Web entwickeln
• strategisches Wissen der Organisation sichtbar machen und schützen.
2.6.4 Ziele (SMART)
Ziel des Wissensmanagements (WM) in der Personalarbeit sollte die regelmäßige Überprüfung auf Vollständigkeit und Prozesssicherheit im Personalbereich sein.
Die Nachvollziehbarkeit sollte durch eine entsprechende Dokumentation bzw. ein Berichtswesen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) in persönlichen Stellenzielen der Personalverantwortlichen gewährleistet werden.
Da der Faktor Mensch in der Organisation einen zentralen Wert hat, sollte auch eine Impulsleistung für die Einführung des WM vom Personalbereich bzw. der Geschäftsführung (GF) ausgehen.
2.6.5 Umsetzungsmöglichkeiten
Der Wille der GF sollte immer der Motor für solche Projekte sein. Aufnahme des Themas in den Führungszirkel, Festlegung der Regelmäßigkeit der Überprüfung und Bericht an den Führungszirkel, Berechnung des Know-how-Verlustes durch den Weggang von Mitarbeitern und der Aufwendungen für eine Ersatzgewinnung und deren Qualifizierung auf das „Kompetenzniveau“ des Ausscheidenden.
2.6.6 Umsetzungsempfehlung
Ob ein interner Projektmanager oder ein Berater auf Zeit installiert wird, muss jede Organisation für sich entscheiden. Hierbei hilft eine grobe Einschätzung des Weges, der zu einem Status X führen soll. Bei der Realisierung des Themas WM sind Strukturen nach den Prinzipien des Projektmanagements hilfreich.
2.6.7 Durchführung
Um Wissensmanagement im Personalbereich zu etablieren, ist es hilfreich folgende Punkte vorab zu klären.
• Zusammenstellung des Teams für das Projekt
• Klärung der Kompetenzen des Umsetzungsteams und der externen Unterstützung
• Ziele, Projektplan, Zeitbedarf und Budget festlegen/absegnen lassen.
• Projektcontrolling festlegen
• Kennzahlen über den fortlaufenden Grad der Zielerreichung installieren.
• Projekterfolg würdigen/feiern und die Verstetigung sicherstellen.
2.6.8 Wirkungskontrolle
Um die Wirksamkeit der investierten Aufwendungen sicherzustellen und die Übernahme in den regulären „Geschäftsalltag“ zu gewährleisten, sollte durch Nichtbeteiligte z.B. durch den Qualitätsmanager folgende Punkte geprüft werden:
• Prüfkriterien und Zielerreichungsgrad festgelegt?
• Verantwortung für Audit, Bewertung und Prüfintervall festgelegt?
• Kriterien festgelegt, wie verfahren wird bei Nichterreichung und Nichtdurchführung?
2.7 Lern- und Veränderungsinstrumente
2.7.1 Einführende Informationen
Ein lebenslanges Lernen ist für alle Berufsbilder unerlässlich. Diese allgemein anerkannte Selbstverständlichkeit muss mit einer verbindlichen Unternehmens-vorgabe abgesichert werden. Hierzu sollten entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens, die passenden Instrumente angeboten werden.
Die Instrumente und Formate müssen den jeweiligen Zielgruppen entsprechen und die Lernmethoden dementsprechend angepasst werden:
• Wie wird gelernt?
○ Unterricht oder Selbststudium?
• Wann wird gelernt?
○ Während der Arbeitszeit oder außerhalb?
• Wo wird gelernt?
○ Inhouse oder bei externen Anbietern?
• Wie ist das Lernumfeld?
○ Computerunterstützung oder andere Medien?
Hierbei müssen auch die Lernebenen berücksichtigt werden:
• Anpassungslernen
○ Aufgrund einer Fehleranalyse werden die Anforderungen an den Stelleninhaber angepasst und er wird geschult
○ Der Lernerfolg ist auf die einzelne Person beschränkt
• Veränderungslernen
○ Aufgrund einer Fehleranalyse werden die Anforderungen an die Stelle angepasst und alle betroffenen Personen geschult
○ der Lernerfolg wird mithilfe eines standardisierten Schulungsablaufs aller betroffener Personen abgesichert
• Lernen initialisieren
○ Aufgrund einer Fehleranalyse werden die Anforderungen an die Stelle angepasst, alle betroffenen Personen geschult und dazu qualifiziert, zukünftig eigenverantwortlich zu handeln
○ Die Qualitätssicherung für die Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen wird institutionalisiert
2.7.2 Ist-Analyse
Die Basis für die passenden Instrumente zur Schulungsplanung ist eine Definition der erforderlichen Rahmenbedingungen für das ideale Personal. Hierbei sind alle Parameter zu berücksichtigen, die zu einer gesicherten Leistungserbringung erforderlich sind:
• Ausbildungen
• Qualifikationen
• Qualitätsstandards
• soziale Kompetenzen
Diese Parameter sollten dem Stellenplan/Stellenbeschreibungen zugordnet werden und durch Ermittlung des Ist-Zustandes verifiziert werden.
2.7.3 Bewertung
Welche Ergebnisse hat die Analyse der Parameter pro Stelle erbracht?
Welche Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen leiten sich davon ab?
2.7.4 Zielsetzung und Zielformulierung
Der ermittelte Wert bei den Parametern pro Stelle/Personal soll mit geeigneten Maßnahmen den gewünschten Erfüllungsgrad bis zum (Datum/Zeitraum) sicherstellen.
2.7.5 Umsetzungsmöglichkeiten
Folgende Instrumente können zum Einsatz kommen:
• Inhouse-Schulungen mit eigenem Personal
• Inhouse-Schulungen mit externen Dozenten
• Kurs bei externen Anbietern, mit oder ohne Prüfung
• berufsbegleitende Formate
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