Lass mal andere arbeiten!. Cordula Nussbaum
Lassen wir an dieser Stelle mal das Bier außen vor – der Nachsatz ist nur ein Schmunzler und spielt für die Moral der Geschichte in meiner Version keine Rolle.1
Ein Tag in Deinem Leben
Und jetzt stell Dir bitte vor, dieser zunächst leere Glaskrug entspräche einem Tag in Deinem Leben. Um Mitternacht bekommst Du einen leeren Krug, und dieser füllt sich im Laufe des Tages – ganz automatisch, einfach weil die Zeit, weil der Tag vergeht und sich mit Aktivitäten füllt. Um Mitternacht ist der Krug voll, und Du bekommst einen neuen leeren Krug. Auch dieser füllt sich wieder komplett auf. Und so füllen sich Krüge um Krüge, Tage um Tage Deines Lebens – einfach weil die Zeit vergeht.
Die spannende Frage, die Du Dir jetzt stellen darfst, lautet: Mit was füllen sich Deine Tage normalerweise?
Füllen sich Deine Tage mit wertvollen Steinen? Mit wesentlichen Aufgaben? Mit Aktivitäten, die wichtig für Dich sind? Aktivitäten mit Menschen, die Dir am Herzen liegen? Deine Familie, Dein Partner, Deine Partnerin, Deine Gesundheit, Deine Kinder oder Deine besten Freunde? Aktivitäten, die – wenn alles andere wegfiele und nur sie übrig blieben – Dein Leben immer noch schön und erfüllt sein ließen?
Füllen sich Deine Tage mit Kieselsteinen? Mit nicht ganz so wichtigen Aktivitäten, mit Aufgaben, die gemacht werden müssen, damit der Alltag rundläuft, die aber für Dich nicht wirklich wichtig sind? Kieselsteine können Tätigkeiten in Deiner Arbeit beschreiben sowie in Deinem privaten Alltag. Sie sind häufig Angelegenheiten rund um Deine Wohnung, Dein Auto oder andere Alltagsgegenstände oder Arbeits-abläufe. Sie tragen wenig zum Erfolg bei – zu Deinem eigenen oder zum Erfolg Deines Teams oder des Unternehmens (oder Deiner Familie). Oftmals sind es – im Job und privat – Aufgaben, die zwar gemacht werden müssen, aber es ist überhaupt nicht wichtig, dass Du Dich höchstpersönlich darum kümmerst.
Oder füllen sich Deine Tage mit Sand? Mit völlig unwichtigem Kram? Völlig unwichtige Dinge – der Sand im Getriebe? Interessanterweise fallen uns diese Sand-Aufgaben oft ungefragt in unseren Krug. Weil andere Menschen sie uns reinwerfen – indem sie uns Aufgaben aufdrücken, die null Relevanz für uns haben. Oder weil es sich manchmal auch einfach prima anfühlt, beschäftigt zu sein. Kennst Du das? Dass Du Dich lieber mit völlig unwichtigem Zeug beschäftigst, wie die Kugelschreiber in Deiner Schublade nach Farben zu sortieren, als die wichtigen Aufgaben anzupacken? Manchmal machen wir das, weil wir einen akuten Anfall von Aufschieberitis haben. Ein Thema, das ein eigenes Buch verdient hat. Oder wir kümmern uns um die Sand-Aufgaben, weil wir nicht erkennen, dass es in Wirklichkeit Sand ist, und denken, es sei nötig, die Aufgabe zu erledigen. Wir denken, das müssten wir machen. Frag Dich mal, wenn Du Dich bei einer potenziellen Sand-Aufgabe ertappst: »Warum muss ich das tun?«. Und wenn die Antwort ist: »Das haben wir schon immer so gemacht!«, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass Du einer echten Sand-Aufgabe auf den Leim gegangen bist, sehr hoch. Und dann wäre es super, wenn Du solche Aufgaben gar nicht mehr machst. Wenn Du lernst, »Nein!« zu sagen. Du hast sie gemacht, weil es Dir eine kleine erholsame Auszeit geschenkt hat? Dann war es keine Sand-Aufgabe, sondern ein wertvoller Stein!
Erkennen als Basis für »Tu Du!«
Denk an dieser Stelle einen Moment darüber nach, womit sich Deine Tage normalerweise im Laufe eines Jahres füllen. Oder mach Dir dazu Notizen in Deinem Coaching-Workbook, das Du gratis unter www.Gluexx-Factory.de/abgeben herunterladen kannst. Das Passwort zum Download findest Du im Vorwort.
Diese Frage macht meine Seminarteilnehmer und Coachingklienten oft sehr nachdenklich. Weil sie an dieser Stelle zum ersten Mal merken, dass ihre Krüge schneller mit Sand gefüllt werden, als es ihnen lieb ist. Weil ein Tag schneller vorbeigeht, als es ihnen lieb ist. Ein Tag, an dem sie sich den Großteil davon mit völlig unwichtigem Zeug herumplagen und deshalb oft keine Zeit mehr haben für Aufgaben, Menschen oder Aktivitäten, die ihnen wirklich wichtig sind.
Selbstverständlich habe ich auch viele Teilnehmer, die an dieser Stelle merken, dass ihre Krüge in der Regel eine gesunde Mischung sind. Sie erkennen, dass sie bereits sehr viele ihnen wichtige Aufgaben im Laufe der Tage erledigen und auch Kieselsteine und Sand in ihrem Krug sind.
Eine solche Mischung ist prima. Denn zu einem erwachsenen Leben gehören auch Pflichten, die wir als Sand empfinden, aber die eben gemacht werden müssen. Wir leben nicht im einem rosaroten Zucker-Schloss, in dem wir ausschließlich das tun, was wir lieben. Und das ist gut so. Stell Dir vor, Du hättest nur noch Zuckerguss-Aufgaben – auch das kann schnell langweilig werden. Und wir hören auf zu wachsen, wenn wir nicht auch immer wieder mit unangenehmen Tätigkeiten gefordert werden.
Ziel unserer Nachdenk-Runde soll deshalb auch nicht sein, dass wir ab sofort nur noch wertvolle Steine in unsere Krüge legen. Das wäre unrealistisch, also leg Deine Messlatte an die Menge der wertvollen Steine bitte nicht von vornherein auf eine solche Höhe! Solange Deine Tage eine gesunde Mischung sind und Du über die Tage hinweg betrachtet überwiegend wertvolle Steine in Deinen Krügen hast, ist alles im grünen Bereich. Mach also weiter wie bislang, und klopf Dir selbst anerkennend auf die Schulter: Du machst alles richtig!
Wach auf, wenn Kiesel und Sand dominieren
Wenn sich Deine Krüge allerdings schneller mit Sand und Kiesel füllen, als Dir lieb ist, und Du deshalb nicht genügend Raum mehr für Deine wichtigen Steine hast, dann dürfen wir darüber nachdenken, was Du ab sofort in Deinem Alltag verändern kannst. Denn solange Du alle Freiräume und all Deine Energie für die unwichtigen Dinge in Deinem Leben aufwendest, hast Du für die wertvollen Steine keine Zeit, keine Energie mehr. Mit dem Effekt, dass Du müde, krank, lustlos und gestresst sein wirst.
Dein Alltag fühlt sich derzeit genau so an? Du versackst in Sand, und die wichtigen Aktivitäten finden nicht mehr statt? Du bist den lieben langen Tag mit unwichtigem Zeug beschäftigt und hast am Freitagabend schlicht keine Energie mehr, Dich »spontan« mit Freunden zu treffen? Geschweige denn Sport, zu machen, Dich gesund zu ernähren oder endlich die lang ersehnte Weiterbildung anzugehen? Als Unternehmer oder Führungskraft bist Du ständig nur damit beschäftigt, den Laden einigermaßen am Laufen zu halten, anstatt ihn strategisch zu entwickeln?
Willkommen im Klub! Einer Studie der Management-Beratung »Factor P« zufolge verbringen Berufstätige in Bürojobs rund 50 Prozent ihrer Arbeitszeit mit sogenannten nicht wertschöpfenden Aufgaben. Im Klartext: Sie füllen ihre Krüge zu 50 Prozent mit Sand. Spitzenreiter unter den Sand-Aufgaben sind Bürokratie- und Verwaltungsangelegenheiten (Formulare ausfüllen, Anträge stellen), Warten auf Informationen, Fehlersuche und Fehlerkorrekturen, unnötige Dokumentation oder das Fahnden nach verlegten Werkzeugen.
Auch Führungskräfte verbringen knapp die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit Verwaltungskram oder sogar operativer Arbeit. Sie erledigen das Tagesgeschäft an der Basis, da Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind oder das Personal nicht ausreichend aus-gebildet ist. Nur 13 Prozent ihrer Zeit führen sie wirklich.2
Entscheiden mit der ABC-Analyse?
Viele Unternehmen haben erkannt, dass nicht alles, was wir tun, sinnvoll eingesetzte Zeit ist, und versuchen der Übermacht der Sand-Aufgaben Herr zu werden. Gerne greifen sie dabei auf die sogenannte ABC-Analyse zurück, um die Zeit-Aufgaben-Prioritäten-Verteilung sichtbar zu machen.
Der »Erfinder« der ABC-Analyse, der Manager H. Ford Dickie, schrieb 1951 in einem Artikel, dass die ABC-Analyse helfen könne, sich auf das Wesentliche zu fokussieren.3 Im Zuge von Kosteneffizienz-Denken waren in den Folgejahrzehnten weltweit Berufstätige angehalten, ihre Aufgaben in einer To-do-Liste zu notieren und anschließend nach A-, B- und C-Aufgaben zu clustern. Mit dem Ergebnis, dass sie eine Menge Zeit damit verschwendeten, alle ihre Aufgaben minutiös zu verzeichnen, um dann ausgiebig über die korrekte Kategorie nachzudenken. Mal abgesehen davon, dass es per se schon völlig sinnlos ist, C-Aufgaben (unwichtig) überhaupt in einer To-do-Liste zu notieren