Für immer aufgeräumt – auch digital. Jürgen Kurz
Bitte beantoweten Sie die Fragen mit „Ja“ oder „Nein“
| 1. | Für die eigene Ablage gibt es klare Spielregeln (was wird digital und was in Papierform abgelegt). |
| 2. | Eine ungewollte Mehrfachspeicherung von Dateien wird vermieden. |
| 3. | Dokumente werden immer mit einem eindeutigen Dateinamen (z. B. mit Datum) abgespeichert. Es ist sichergestellt, dass stets die aktuelle Version identifiziert werden kann. |
| 4. | Regelmäßig verwendete Dateien wie Telefonverzeichnis, Kostenstellenplan etc. sind so abgespeichert, dass die Zugriffszeiten unter einer Minute liegen (z. B. durch Unterverzeichnis mit Datei-Verknüpfungen). |
| 5. | Der Desktop ist so organisiert, dass er entweder frei ist oder die dort gespeicherten und verlinkten Dokumente und Programme übersichtlich und logisch angeordnet sind. |
| 6. | Passwörter und Login-Daten zu Webseiten sind sicher verwahrt und trotzdem immer sofort zur Hand. |
| 7. | Es gibt keine Beeinträchtigung der Arbeitsleistung durch fehlendes Druckerpapier, Tonermangel oder technische Mängel wie zum Beispiel unzureichende EDV-Ausstattung, Computerabstürze etc. |
| 8. | Akustische und optische E-Mail-Empfangssignale sind deaktiviert. Das gilt auch für mobile Geräte (Tablet, Smartphone etc.). |
| 9. | E-Mails werden mehrmals täglich im Block abgearbeitet. |
| 10. | E-Mails werden nach einer der folgenden fünf Möglichkeiten verarbeitet (und nicht nur gesichtet): löschen, weiterleiten, archivieren, bearbeiten oder terminieren. |
| 11. | Bei Arbeitsende ist der E-Mail-Posteingang verarbeitet oder leer. |
| 12. | Aufgaben und Termine aus E-Mails werden systematisch in das Wiedervorlagesystem eingepflegt und termingerecht erledigt. |
| 13. | Für den Umgang mit E-Mails existieren von allen eingehaltene, klare E-Mail-Spielregeln (z. B. Umgang mit dem CC-Feld, klare Betreffzeile, 1 Thema pro E-Mail, Autosignatur, Verteilerkreis so klein wie möglich etc.). |
| 14. | Alle relevanten E-Mails (intern und extern) werden termingerecht oder innerhalb einer gemeinsam vereinbarten Antwortzeit beantwortet (z. B. 2 Arbeitstage). Wo dies nicht möglich ist, erfolgt eine Zwischeninfo. |
| 15. | Es gibt klare Vertretungsspielregeln (Vertreterinfo, Einrichtung Abwesenheitsfunktion in Outlook, Umstellung Telefon etc.). Alle Mitarbeiter halten sich an diese Spielregeln. |
| 16. | Zugriffsrechte auf Dateien und E-Mails sind für den Vertretungsfall sichergestellt. |
| 17. | Gemeinsam genutzte Dateien (z. B. Projektdaten) werden nach einer eindeutigen Struktur abgespeichert. Eine unerwünschte Mehrfachspeicherung wird somit vermieden. |
| 18. | Auf jedem internen (und externen) Dokument stehen Dateiname und Pfad. |
| 19. | Jeder Mitarbeiter kennt und findet alle Dokumente, E-Mails, Vorlagen, Dateien etc., die er zur Erledigung seiner Aufgaben braucht, stets innerhalb einer Minute. |
| 20. | Ein ortsunabhängiger und sicherer Zugriff auf relevante Daten ist gewährleistet (E-Mails, Kontakte, Termine, Dokumente, Präsentationen, Bilder etc.). Die Synchronisation der Daten findet automatisch statt. |
| 21. | Alle Mitarbeiter nutzen ein zentrales Adressverzeichnis. Die Kontaktdaten sind gepflegt und frei von Dubletten. Der Zugriff ist auch mobil möglich. |
| 22. | Alle Mitarbeiter kennen die Funktionen und nutzen die relevanten Möglichkeiten ihrer Anwendungsprogramme (z. B. Outlook, Excel, Word etc.) einschließlich der wichtigsten Shortcuts. |
| 23. | Alle Mitarbeiter sind in den Umgang mit Kopierer, Digitalkamera, Beamer etc. eingewiesen. Für Schulungszwecke und Fragen existieren Kurzanweisungen („One-Minute-Lessons“), die die wesentlichen Bedienfunktionen erläutern. |
| 24. | Gemeinsam genutzte Geräte wie Digitalkamera, Beamer etc. sind immer einsatzbereit und haben einen festen Aufbewahrungsort. Sind die Geräte im Einsatz, ist bekannt, wer sie verwendet (zum Beispiel durch eine Entnahmeliste). |
| 25. | Zuständigkeiten für EDV-Fragen sind klar geregelt. Jeder Mitarbeiter weiß, an wen er sich bei Fragen wenden kann. Auch hierfür gibt es Vertretungsspielregeln, die eingehalten werden. |
| 26. | Alle relevanten Daten werden regelmäßig gesichert. Das beinhaltet auch lokal gespeicherte Dateien. |
| 27. | Durch digitale Hilfsmittel wird die Planung und Effizienz von Besprechungen erhöht (z. B. Besprechungsanfrage über Outlook, Sofortprotokoll über PC/Beamer, Online-Meetings etc.). |
| Service: Diese und weitere Checklisten zum Thema „Effizienzsteigerung im Büro“ finden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch. |
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Auswertung
Hinweise auf Potenziale
Dieser Selbsttest gibt Ihnen einen ersten Hinweis auf die Frage, wo Sie stehen. Durch die jeweiligen Antworten haben Sie zugleich markiert, wo sich Ihre Verbesserungspotenziale befinden: Überall, wo Sie „Nein“ angekreuzt haben, wartet eine Chance auf Sie.
Wie oft haben Sie „Ja“ angekreuzt?
28-mal
Sie haben sich verzählt :-)
27- bis 22-mal