Kanban. Roman Simschek
So ist im so genannten Scrum Guide genau beschrieben, was Scrum ist und was nicht. Hierbei so konkret zu sein kann auch sehr sinnvoll sein und muss nichts Schlechtes bedeuten. Manchmal jedoch braucht man eher ein „Korsett“, das eben einen festen Rahmen geben kann, dich leitet und dir Orientierung geben kann. Manchmal jedoch brauchst du aber vielleicht ein etwas „weiteres Korsett“.
Wie du aber z.B. die Prinzipien umsetzt, ist dabei dir selbst überlassen. Die Dinge sind nicht in Stein gemeißelt; solltest du merken, dass die Visualisierung deines Systems nicht mehr richtig stimmt und den Prozess nicht in echt abbildet, zögere nicht und passe die Visualisierung an deinen bestehenden Prozess an.
Kanban bedeutet kontinuierliche Verbesserung
Kanban sorgt für kontinuierliche Verbesserung. Kanban hat nicht den Anspruch, dein Unternehmen kurzfristig zu ändern. Dies geschieht in kleinen Schritten. Es geht hier also um einen fortwährenden Prozess der Verbesserung. Dies sorgt dafür, dass du schnell Verbesserung einführen kannst. Der Wandel ist evolutionär und nicht revolutionär.
Kanban ist anpassungsfähig
Kanban ist agil. Du kannst Kanban auf jeder Ebene in deinem Unternehmen einführen. Du brauchst keine weitere Methode, die extra skaliert ist, um auch auf anderen Ebenen zu funktionieren. Dabei heißt das aber nicht, dass Kanban nicht mit anderen Methoden kompatibel ist. Sagen wir, deine Teams benutzen in der Entwicklung Scrum. Sehr gut, mache damit weiter, wenn das deinem Team hilft! Jetzt kannst du z.B. überlegen, ob du auf der Ebene der Abteilung Kanban einführen möchtest, um die Arbeit, die zu den verschiedenen Teams gelangt, besser zu koordinieren. Zusätzlich könntest du auch noch auf der Managementebene Kanban einführen. Kanban bietet hier einen Ansatz, um auf das gesamte Unternehmen angewandt zu werden.
Kanban ist agil
Die oben genannten Punkte machen Kanban zu einer sehr guten Agilen Methode. Durch die Flexibilität bei der Einführung von Kanban kannst du die Veränderung langsam einführen, um somit den Widerstand gegen die Veränderung zu minimieren. Gleichzeitig kannst du durch den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung immer wieder getroffene Maßnahmen anpassen, verändern oder verwerfen – um so ein bestmögliches Ergebnis zu erreichen. All diese Punkte, warum Kanban funktioniert, macht Kanban als Methode selbst agil.
Abbildung 1: Was macht Kanban erfolgreich?
1.2Der Unterschied zwischen Wasserfall und agilen Methoden
Wenn man von agilem Projektmanagement oder agilen Methoden spricht, kommt man selten daran vorbei, diese mit der klassischen Vorgehensweise zu vergleichen. Letzteres wird oft als Wasserfallmethode bezeichnet. Da Kanban zu den agilen Methoden gehört, erläutern wir ihnen hier einen kurzen Überblick über die grundlegenden Unterschiede in den verschiedenen Vorgehensweisen.
1.2.1Der Unterschied zwischen Wasserfall und Agile
Wir wollen an dieser Stelle kurz die Unterschiede zwischen den beiden Methoden darstellen und auf ihre jeweiligen Vor- und Nachteile eingehen. Aus unserer Sicht ist es, wenn man sich mit Kanban beschäftigt, wichtig zu wissen, welche anderen grundsätzlichen Prinzipien und Methoden des Projektmanagements existieren. So kann man besser verstehen, was der Kern oder auch was das „Evolutionäre“ an Kanban ist. Wichtig ist uns hierbei, keine vergleichende Bewertung der beiden Modelle Wasserfall-Methode und Kanban vorzunehmen. Aus unserer Sicht haben beide Modelle ihre
Daseinsberechtigung. Jedes der beiden Modelle hat seine spezifischen Charakteristika und Einsatzbereiche. Oft ist es so, dass Anhänger von Kanban die Wasserfall-Methode als „alt“ bzw. „überholt“ betrachten.
Dieser Meinung wollen wir uns nicht anschließen. Es handelt sich lediglich um sehr unterschiedliche Ansätze, die jeweils ihre spezifischen Vor- und Nachteile haben. Was also ist der Unterschied zwischen der klassischen Methodik des Projektmanagements und Kanban?
Klassisches Projektmanagement nach der Wasserfall-Methode
Das Projektmanagement nach der Wasserfall-Methode erfolgt in mehreren Phasen. Dies bedeutet, dass ein Projekt in mehrere, sich von den jeweiligen Aufgaben unterscheidenden Phasen unterteilt wird. Hierbei folgt jede Phase auf eine andere, sprich eine Phase beginnt erst dann, wenn die vorherige Phase abgeschlossen ist. Die Planung und inhaltliche Ausgestaltung dieser Phasen erfolgen bereits zu Beginn des Projektes. Phasen werden erst dann gestartet, wenn die vorherige Phase abgenommen und dann abgeschlossen wurde.
Abbildung 2: Klassisches Projektmanagement
Ein weiteres Charakteristikum ist, dass die geplanten Phasen, so wie sie geplant wurden, auch sehr starr durchgeführt werden.
Dies bedeutet auf der einen Seite eine relativ hohe Planungssicherheit, auf der anderen Seite hingegen auch mangelnde Flexibilität. Gerade bei sehr großen, komplexen und umfangreichen Projekten ist es notwendig, diese Planungssicherheit zu haben und entsprechend auch nach der Wasserfall-Methode vorzugehen. Dies ist darin begründet, dass das Projekt einerseits eventuell international über mehrere Länder verteilt ist, und auch verschiedenste fachliche Bereiche im Projekt berücksichtigt werden.
Ein wesentlicher Nachteil der Wasserfall-Methode ist, dass sich Fehler in der Umsetzung im Rahmen des Projektes erst sehr spät in der Projektlaufzeit zeigen. Hier kann es dann durchaus vorkommen, dass im Rahmen der abgelaufenen Projektlaufzeit bereits Budget und Ressourcen investiert wurden, die, wie sich später herausstellt, nicht wirklich zielführend waren. Dieser Kritikpunkt ist auch einer der wesentlichen Treiber, der zu der Entwicklung agiler Methoden im Projektmanagement geführt hat.
Im Kern kann man sagen, dass im klassischen Projektmanagement sehr viel Wert auf Struktur, jedoch weniger Wert auf Flexibilität gelegt wird. Gerade in hierarchischen Unternehmensstrukturen ist es deshalb weiterhin sehr angesagt, Projekte nach klassischen Projektmanagementmethoden zu managen. Agile Methoden wie Kanban legen hingegen weniger Wert auf Struktur und setzen mehr auf Flexibilität.
1.2.2Agiles Projektmanagement mit Kanban
Agiles Projektmanagement setzt im Wesentlichen auf kurze und regelmäßige Entwicklungszyklen. So kann auf Veränderungen, insbesondere auch bezüglich der Anforderungen, die der Kunde an das Endprodukt stellt, schnell reagiert werden. Zudem kann schnell und kurzfristig angepasst werden. Hierdurch kann auch Marktfeedback schnell umgesetzt werden. Um dies in Kanban zu erreichen, setzt man den Fokus auf einen stetigen Arbeitsfluss. Welche Arbeitsaufgaben dabei umgesetzt werden wird im Replenishment-Meeting besprochen. Um schnell auf Veränderung – egal welcher Art – reagieren zu können ist Kommunikation innerhalb der Teams eine notwendige Voraussetzung. Dabei sollte der Austausch zwischen den Teammitgliedern und anderen Personen (Kunde, Stakeholder etc.) regelmäßig stattfinden. Dabei sollte die Kommunikation persönlich, direkt, interaktiv und regelmäßig auf Probleme, Engpässe, Blockaden oder Herausforderung eingehen, um diese zu lösen.
Das Hauptaugenmerk liegt hierbei also weniger in der Dokumentation als vielmehr in der schnellen Reaktion auf die Veränderungen. Agilität bzw. der Einsatz von Kanban bedeuten demnach, weniger Wert auf Strukturen zu legen, sondern mehr Flexibilität in einem Projekt zuzulassen. Dabei liegt die Annahme zu Grunde, dass das Projektteam soweit befähigt und motiviert ist, dass es mit dieser Flexibilität sehr gut umgehen kann und trotz Flexibilität des Projektziels beziehungsweise nicht