Procesos de gestión de unidades de información y distribución turísticas. HOTG0208. Laura Aguilera Gutiérrez
Introducción
3. Programas a medida y oferta estándar del mercado
Ejercicios de repaso y autoevaluación
Capítulo 1
La planificación en las empresas y entidades de distribución e información turísticas
1. Introducción
La planificación empresarial forma parte del proceso administrativo, su puesta en marcha y ejecución es igual de importante que el resto de fases (organización, dirección y control).
El proceso de planificación es importante en cualquier empresa, pero más aún en las empresas turísticas, ya que éstas ofrecen servicios en vez de productos, por lo tanto, cualquier error producido en algunos de los departamentos puede llevar a la pérdida de ventas y esto no es algo que se puede reponer con un nuevo producto. La oferta de servicios tiene unas características muy peculiares y que si no se venden en un momento determinado, se pierde la venta, ya que los servicios no se pueden almacenar al igual que ocurre que con los productos tangibles.
En las siguientes líneas se profundizará en el proceso de planificación, los elementos básicos que componen este proceso y las etapas que se pueden dar para seguir un orden lógico y racional en el transcurso de la planificación.
También se va a definir el concepto de plan empresarial, así como los diferentes planes que se pueden utilizar según las características o necesidades de cada organización. Para terminar se analizará la importancia del proceso de control en los planes empresariales, proceso que está íntimamente ligado al proceso de planificación.
2. La planificación en el proceso de administración empresarial
La Real Academia Española define el concepto de planificación como:
Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etc.
DRAE, 2001.
Partiendo de esta definición se puede entender que planificar es una acción que se puede extrapolar a cualquier campo, así en el día a día, una persona puede planificar su vida desde la mañana hasta la noche. Pues, esto mismo ocurre en las empresas y en las Administraciones públicas, la planificación forma parte de la organización y la gestión y es necesaria una buena planificación para que surja el correcto funcionamiento de la propia organización.
La planificación es una de las etapas del proceso administrativo empresarial, cabe recordar que este proceso está compuesto por un conjunto de cuatro etapas (ver Figura 1).
Ahondando en la planificación de las empresas del sector turístico, Martín Rojo establece que la planificación es:
Una de las funciones básicas de toda compañía, pudiéndose considerar el punto de arranque del proceso administrativo.
El proceso de planificación es importante en las empresas porque:
1 Prevé el futuro.
2 Reduce la incertidumbre, las contingencias y el azar.
3 Realiza las actividades con un orden y propósito determinados.
4 Reduce el trabajo improductivo.
5 Se anticipa a los posibles problemas.
En la actualidad, no todas las empresas u organizaciones que necesiten planificarse van a seguir el mismo patrón de planificación, ya que no existe un modelo estandarizado. Por tanto, cada empresa, según sus características y actividad, se decantará por uno u otro modelo de planificación.
La planificación ayuda a conseguir el futuro deseado por la empresa
3. Principales tipos de planes: objetivos, estrategias y políticas. Relación entre ellos
Los procesos de planificación llevan consigo ciertos elementos básicos que son de gran importancia: objetivos, estrategias y políticas.
Los objetivos, también conocidos como metas, son enunciados concretos donde se refleja lo que se quiere alcanzar en la empresa, es decir, es la parte práctica de qué conseguir con los fines empresariales. Los objetivos son cuantificables y pueden clasificarse en función de diferentes criterios:
1 Por la temporalidad:Objetivos a largo plazo (más de cinco años).Objetivos a medio plazo (entre uno y cinco años).Objetivos a corto plazo (hasta un año).
2 Por el contenido:Objetivos políticos. Contribuyen al desarrollo empresarial, normalmente decididos para el largo plazo.Objetivos estratégicos. Contemplan las acciones y las formas de conseguir los objetivos políticos.Objetivos logísticos. Son aquellos objetivos que se encargan de conseguir los medios y los recursos que van a ser necesarios en un proceso.Objetivos tácticos. Aquellos que van a asegurar que se aplican de forma correcta los recursos del nivel logístico.
El término estrategia ha derivado de los vocablos griegos stratos (ejército) y agein (conductor, guía). Las estrategias son los medios elegidos para conseguir los fines empresariales, son los pasos a seguir para dirigir una decisión. Las estrategias deben ser flexibles para que se puedan adaptar a los cambios, cuando sea necesario. Representa el cómo se van a conseguir los objetivos de la empresa.
Por su parte, las políticas de una empresa son las formulaciones o principios que orientan los límites y decisiones de la propia empresa, así se condiciona y se da pautas al capital humano en la toma de decisiones, al tener que respetar estos principios. Las políticas representan la filosofía de la empresa. Se establecen dos tipos de políticas:
1 Política general de la empresa.
2 Políticas departamentales o funcionales.
Ejemplo
En una empresa del sector turístico, podría ser:
1 Objetivo: adentrarse en el turismo cultural nacional.
2 Estrategia: se utilizarán los medios de comunicación para introducirse en este segmento.
3 Política: antes de extender su oferta, se realizarán estudios del segmento de turismo cultural para conocer las condiciones actuales.
Sería conveniente aclarar la diferencia existente entre misión y visión. La misión es la razón de ser de la empresa y la visión es el lugar futuro donde se quiere estar en