Projektmanagement für Dummies. Stanley E. Portny
hat, aber weder Driver noch Supporter ist). (Mehr Informationen über die Stakeholder eines Projekts können Sie in Kapitel 3 nachlesen.)
Annahmen-Logbuch : Darin stehen sämtliche Informationen über das Projekt, die als zutreffend gelten, auch wenn deren Wahrheitsgehalt nicht bewiesen ist. Annahmen, die Sie für wichtig erachten, aber bei denen Sie sich aber nicht sicher sind, ob sie wirklich zutreffen, können sich verheerend auf jeden einzelnen Aspekt der Projektplanung, -fortschrittskontrolle und -analyse auswirken. Ebenso problematisch verhält es sich mit Informationen, die Sie für wahr halten, die aber auf einer unzuverlässigen Quelle oder der (falschen) Annahme eines Dritten beruhen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass schon in der Anfangsphase des Projekts alle zusammengetragenen Informationen in ein Logbuch eingetragen werden, das stets aktualisiert wird. Im Bedarfsfall können weitere Informationen hinzugefügt oder gelöscht werden.
Welche Projekte schaffen es in die zweite Phase?
Die Entscheidung, ob nach der ersten Phase (Startphase) mit der zweiten (Organisation und Vorbereitung) weitergemacht wird, ist definitiv der letzte Schritt. Führt so ein letzter Schritt zwangsläufig zum ersten Schritt der nächsten Phase, spricht man von einem Phasen-Gate. Für eine effiziente Fortschrittskontrolle ist es von großer Bedeutung, sich die Leistungskennzahlen näher anzusehen, denn nur Projekte, die das entsprechende Leistungsziel erreicht oder besser übertroffen haben, sollten mit der nächsten Phase weitermachen dürfen. Entspricht eine Kennzahl oder gar mehrere dem festgelegten Standard nicht, muss das Unternehmen entscheiden, ob das Projekt in der jeweiligen Phase verharrt und daran gearbeitet wird, den Standard zu erreichen, oder ob das Projekt abgeblasen wird. Es gibt zwei Möglichkeiten, um beurteilen zu können, ob ein Projekt es in die nächste Phase schafft:
Einzelevaluierung : Hier stellt sich die Frage, ob die erreichten Werte den festgelegten Mindeststandards – beschreibende Daten und Leistungsdaten – genügen, damit das Projekt in die nächste Phase gelangt.
Gruppenevaluierung : Hier steht noch mindestens ein weiteres Projekt zur Evaluierung an. In einem ersten Schritt werden alle Projekte identifiziert, die wie oben beschrieben den Mindestanforderungen genügen. Im zweiten Schritt werden dann die beschreibenden Daten und Leistungsdaten, die solchen Standards entsprechen, quasi nach Punkten sortiert. Die Entscheidung, bei welchen Projekte es nun mit der Phase Organisation und Vorbereitung weitergeht, wird als »Go/No-Go-Entscheidung« oder »Für-oder-gegen-Entscheidung« bezeichnet und basiert auf den dafür zur Verfügung stehenden finanziellen Mitteln und darauf, als wie dringlich die Projekte jeweils eingestuft werden.
Kapitel 3
Die richtigen Leute einbeziehen
IN DIESEM KAPITEL
Die verschiedenen Projektbeteiligten kennenlernen
Driver, Supporter und Beobachter identifizieren
Feststellen, wer in Ihrem Projekt über Autorität verfügt
Ein Projekt ist wie ein Eisberg: Neun Zehntel befinden sich unter der Oberfläche. Man bekommt einen Auftrag und glaubt zu wissen, was dazugehört und wer einbezogen werden muss. Und dann, während sich das Projekt entwickelt, tauchen immer mehr Leute auf, Leute, die mitentscheiden, was Sie leisten und wie Sie Ihr Projekt abwickeln müssen.
Wenn Sie wichtige Personen oder Personengruppen nicht rechtzeitig in Ihr Projekt einbeziehen, gehen Sie zwei Risiken ein:
Erstens könnten Ihnen wichtige Informationen durch die Lappen gehen, die den Erfolg Ihres Projekts beeinflussen könnten.
Zweitens, was noch gefährlicher sein kann, könnten Sie jemanden dadurch beleidigen. Und Sie können sicher sein, wenn sich jemand übergangen oder beleidigt fühlt, wird er dafür sorgen, dass das in Zukunft nicht noch einmal passiert!
Sobald Sie damit beginnen, über Ihr Projekt nachzudenken, überlegen Sie schon einmal, wer alles eine Rolle spielen könnte. In diesem Kapitel zeige ich Ihnen, wie Sie solche Kandidaten erkennen; Sie lernen zu entscheiden, ob, wann und wie Sie diese Personen einbeziehen wollen, und ich helfe Ihnen zu erkennen, wer die Macht hat, wichtige Entscheidungen zu treffen.
Das Audience ermitteln
Projekt-Audience ist eine Person oder eine Gruppe von Personen, die Ihr Projekt unterstützt, davon beeinflusst wird oder sich in anderer Form dafür interessiert. Diese Projektbeteiligten sind sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens zu finden. Wenn Sie wissen, wer die Projektbeteiligten sind, können Sie
planen, ob, wann und wie Sie sie einbeziehen wollen,
festlegen, ob der Umfang Ihres Projekts größer oder kleiner ist als ursprünglich angenommen.
Eine Stakeholderliste bezeichnet die Personen oder Gruppen, die Ihr Projekt unterstützen oder davon beeinflusst werden. Auf einer Stakeholderliste fehlen meistens die Personen außerhalb des Unternehmens oder solche, die lediglich an Ihrem Projekt interessiert sind, aber davon nicht beeinflusst werden.
In einer Verteilerliste stehen all jene, die Kopien von der Korrespondenz zu Ihrem Projekt bekommen. Solche Verteilerlisten sind sehr häufig veraltet. Manchmal stehen noch Personen auf der Liste, die man einfach vergessen hat zu streichen; manche stehen noch auf der Liste, weil man Angst hat, sie zu beleidigen, wenn man sie streicht. Die Tatsache, dass ihr Name auf der Liste steht, bedeutet also noch lange nicht, dass eine bestimmte Person Ihr Projekt unterstützt, davon beeinflusst wird oder an dem Projekt interessiert ist.
Teammitglieder sind all diejenigen, deren Arbeit vom Projektmanager bestimmt wird. Alle Teammitglieder gehören auf die Liste der Projektbeteiligten, aber nicht alle Projektbeteiligten sind Teammitglieder.
Eine Audience-List erstellen
Sobald Sie die unterschiedlichen Audiences für Ihr Projekt identifiziert haben, dokumentieren Sie sie in einer Audience-List. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie diese Liste zusammenstellen können.
Die ersten Schritte zur Audience-List
Eine Audience-List ist ein lebendiges Dokument. Sobald Sie damit beginnen, über Ihr Projekt nachzudenken, sollten Sie eine Audience-List aufstellen. Schreiben Sie alle Namen auf, die Ihnen einfallen; wenn Sie das Projekt mit anderen Personen besprechen, fragen Sie sie, wer ihrer Meinung nach an dem Projekt noch interessiert oder davon betroffen sein könnte. Dann wählen Sie eine kleine Gruppe von Personen aus, mit