Praxishandbuch MM-Kontenfindung in SAP ERP und SAP S/4HANA. Martin Munzel
die Vorgänge BSX (Bestandsbuchung) und GBB (Gegenbuchung zur Bestandsbuchung) verwendet.
Abbildung 1.5: Beleganzeige mit eingeblendetem Vorgang
Diese Vorgänge der MM-Kontenfindung werden in Vorgangsschlüssel aus je drei Buchstaben »übersetzt«. Sie stellen das Bindeglied zwischen den Bewegungsarten und den zu ermittelnden Konten dar. Die Bewegungsart steuert u.a. diverse Sachverhalte, die allerdings nur für die Logistik von Relevanz sind, wie etwa die Ermittlung des Lagerortes, die Mengen- und Wertrelevanz, die Statistikrelevanz u.v.a.m. Aus Sicht der Finanzbuchhaltung ist die sogenannte Kontomodifikation bedeutsam; über sie erfolgt die Zuordnung der Bewegungsarten zu den Vorgangsschlüsseln, um die zu buchenden Sachkonten zu ermitteln.
1.2 Kontomodifikation
Jede Materialbewegung wird in den Logistikmodulen MM, SD, QM, PS, PM und SD mit einem dreistelligen Bewegungsartencode klassifiziert. Im Beispiel haben wir die Bewegungsart 201 verwendet (vgl. Abbildung 1.1). Um zu überprüfen, mit welchem Vorgang diese verknüpft ist, gehen Sie im Customizing zum Menüpunkt Materialwirtschaft • Bestandsführung und Inventur • Bewegungsarten • Bewegungsarten kopieren, ändern (Transaktion OMJJ). Wenn Sie hier eine Bewegungsart auswählen und zum Unterpunkt Kontomodifikation verzweigen, sehen Sie die in Abbildung 1.6 dargestellte Übersicht.
Abbildung 1.6: Zuordnung der Bewegungsarten zum Vorgangsschlüssel
Die Übersicht zeigt diverse Szenarien, wie die Bewegungsart 201 eingesetzt werden kann. Für die Ermittlung des Vorgangsschlüssels ist es von Bedeutung, ob die Buchung in Bezug zu einem Sonderbestand (Spalte S), mit oder ohne Wertfortschreibung (Spalte Wertfort) bzw. mit oder ohne Mengenfortschreibung (Spalte MngFort) erfolgen soll.
Sonderbestände betreffen logistische Fälle, in denen Material
bei Geschäftspartnern lagert (Kundenkonsignation, Lieferantenbeistellbestand),
speziell reserviert ist (Kundeneinzelbestand, Projektbestand) oder
zwar im eigenen Werk vorhanden ist, aber einem Geschäftspartner gehört (Lieferantenkonsignation, Pipeline-Material).
Wertfortschreibung bedeutet, dass ein bestandsgeführtes Material einen Wert hat. Dies wird in der Regel der Fall sein. Manchmal, wie z.B. bei Schüttgut oder Material mit sehr geringem Wert, kann es aber auch sinnvoll sein, ein Material ohne Wert zu führen.
Analog dazu ist die Mengenfortschreibung im System optional, d.h., es kann bestimmte Materialien geben, für die keine Menge im System hinterlegt sein soll.
Für jede mögliche Kombination aus Sonderbestand, Wertfortschreibung und Mengenfortschreibung ist in der Tabelle in Abbildung 1.6 über die Spalte VSchl vorgegeben, anhand welches Vorgangsschlüssels die Kontenfindung erfolgen soll. In unserem Beispiel hatten wir keinen Sonderbestand, und das Material war sowohl mengen- als auch wertgeführt. Die relevanten Zeilen sind also die in Abbildung 1.7 dargestellten.
Abbildung 1.7: Kontomodifikation für das Beispiel
Es bleiben demnach nur zwei Zeilen mit Zuordnungen zur Kontomodifikation übrig – aber warum sind es zwei Zeilen, und welche ist die richtige? Und warum ist der Vorgangsschlüssel BSX aus dem Buchhaltungsbeleg hier nicht aufgelistet?
Die letztgenannte Frage ist leicht zu beantworten: Im System sind bestimmte Vorgangsschlüssel – dazu gehört auch BSX – fest voreingestellt und können nicht geändert werden. So wird die Bestandsbuchung für alle Materialbuchungen generell über den Schlüssel BSX abgebildet und ist somit gänzlich unabhängig von der Bewegungsart.
Dass an dieser Stelle zwei Vorgangsschlüssel hinterlegt sind, liegt darin begründet, dass bei Wareneingangsbuchungen mitunter Preisdifferenzen entstehen können (wo überall, wird Ihnen noch ausführlicher in Kapitel 3 begegnen). Diese werden immer über den Vorgangsschlüssel PRD behandelt. Da in unserem Beispiel aber keine Preisdifferenzen angefallen sind, ist die für unsere Buchung relevante Zeile die erste in Abbildung 1.7 mit dem Vorgangsschlüssel GBB. Somit haben wir nachvollzogen, woher dieser Vorgangsschlüssel im Buchhaltungsbeleg kam: Er wurde anhand der Bewegungsart ermittelt.
So bleibt noch die Frage, welchen Zweck die Spalte KontoModif (Kontomodifikation) erfüllt. Die Kontomodifikation dient dazu, die Vorgangsschlüssel weiter zu untergliedern. Dies ist nur für manche Vorgangsschlüssel möglich – für die Preisdifferenzen (Vorgangsschlüssel PRD) ist eine weitere Detaillierung optional; für die Bestandsgegenbuchungen (Vorgangsschlüssel GBB) müssen Sie hingegen noch zusätzliche Unterscheidungen treffen, um z.B. nach Verbrauchsbuchungen, Verschrottung oder Inventurdifferenzen zu unterscheiden.
Wir können also schon einmal Folgendes festhalten:
Bewegungsarten sind – abhängig von Sonderbeständen sowie der Mengen- und Wertführung – Vorgangsschlüsseln zugeordnet.
Kontomodifikationen dienen dazu, Vorgangsschlüssel weiter zu differenzieren.
Manche Vorgangsschlüssel wie BSX sind fest vom System vorgegeben und werden unabhängig von der Bewegungsart ermittelt.
1.3 Automatische Buchungen
Im Customizing-Menüpunkt Automatische Buchungen verknüpfen Sie schließlich Vorgangsschlüssel und Kontomodifikationen mit Sachkonten.
Dazu gehen Sie im Customizing über den Menüpfad Materialwirtschaft • Bewertung und Kontierung • Kontenfindung • Kontenfindung ohne Assistent • Automatische Buchungen einstellen (Transaktion OBYC). Sie müssen dann auf den Button Kontierung klicken, um zur Übersicht der Vorgangsschlüssel zu gelangen, wie sie in Abbildung 1.8 dargestellt ist.
Abbildung 1.8: Automatische Buchungen einstellen
Wir wollen nun nachvollziehen, wie die Kontenfindung in unserem Beispiel zustande gekommen ist, und drücken daher auf den Vorgang GBB. Daraufhin erscheint ein Pop-up, das uns zur Eingabe eines Kontenplans auffordert (siehe Abbildung 1.9).
Abbildung 1.9: Eingabe des Kontenplans
Demnach ist also die Zuordnung von Sachkonten zu Vorgangsschlüsseln vom Kontenplan abhängig. Somit sind Eintragungen, die Sie zu den automatischen Buchungen vornehmen, für alle Buchungskreise gültig, die dem entsprechenden Kontenplan zugeordnet sind.
Mehrere Kontenpläne
Nachdem wir den Kontenplan ausgewählt haben, gelangen wir zu dem in Abbildung 1.10 gezeigten Bildschirm und stellen fest, dass die Zuordnung der Sachkonten zum Vorgangsschlüssel von vier Einflussgrößen abhängig ist:
der Bewertungsmodifikationskonstante (Spalte Bewertungsmodif),
der Kontomodifikation (Spalte All. Modifik...),
der Bewertungsklasse sowie