Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника. Танзиля Гарипова
рядом, но снимает с шефа львиную долю рутинных забот.
Помощник – дорогой бриллиант в «короне» руководителя.
Самое главное – разобраться, нужен ли такой сотрудник и на какой стадии нанимать помощника.
Глава 2
Нужен ли помощник?
Если опираться на собственный опыт, могу сказать, что на самом деле помощник нужен всем, уже на той стадии, когда лишь пришла в голову идея открыть проект. Как раз в этот момент возникает необходимость освободить голову и руки для решения стратегических задач.
Помощник нужен каждому – неважно, идет ли речь о наемном директоре, собственнике, акционере или руководителе среднего звена внутри компании. Задача ассистента формулируется в нескольких словах – сделать жизнь начальника проще. Когда помощник заполняет документы, быстро реагирует на разные ситуации, берет на себя хлопотные дела – ему понадобятся многие умения.
По себе знаю, например, как долго и нудно заполнять таблицы. А ведь бывает, руководитель тратит по 3–4 часа, чтобы разобраться в таблицах, инструкциях, графиках. Лучший способ разгрузить себя и освободить время для более важных дел – подобрать исполнительного и внимательного ассистента. И головная боль по поводу обилия бумаг, от которой страдают практически все начальники, исчезнет как бы сама собой.
Чтобы понять, нужен ли ассистент, уместно воспользоваться «арифметическим» способом. Просто выпишите себе в ежедневнике, в таблице Exel или на листе бумаги все задачи, которые вам приходится выполнять в течение недели или месяца. И против каждого пункта укажите время, которое у вас уходит на его выполнение. Будьте внимательны, ничего не упускайте! Вплоть до того, сколько времени у вас уходит на утренний туалет, завтрак, включая приготовление его (если готовить для вас некому), на заправку машины или замену колес, оплату коммунальных услуг и уборку… Право, вы удивитесь, как много дорогих минут и часов съедают ежедневные будничные заботы. Наверняка вам знакомо ощущение, когда вроде бы весь день чем-то занимался, а результата нет.
Для предпринимателя как для добытчика важно каждый день проводить с максимальной эффективностью. Если результата нет, падает энергия, теряется стимул и боевой настрой, когда нужно организовать что-то важное, быстро среагировать или подготовить важный доклад.
Второй шаг – все зафиксированные задачи нужно разделить на категории. Например, A – важные, функциональные, их ни на кого не переложишь. В категорию же В попадают дела, которые можно отложить либо делегировать. И, наконец, в блоке С то, что можно отложить в долгий ящик, а то и вовсе не делать.
Понятно, что задачи первой категории придется брать непосредственно на себя. А вот дела из двух других можно смело передоверить помощнику. Да, наверняка у вас были некоторые сложности с разбивкой задач на блоки. Более того, примерно 90 % списка вы отнесли к категории А, потому что уверены, будто с этими задачами не может справиться никто, кроме вас. Но, поверьте, это – миф.
Большинство