Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М. П. Бобылева
решений и документов (т. е. будет находиться в «полуактивном» состоянии); поэтому завершением процесса документооборота целесообразно считать как завершение «дела» как в смысле разрешения управленческой ситуации, с которой связано создание комплекса документов, так и окончание формирования дела с точки зрения делопроизводства;
Кроме того, важно подчеркнуть, что управленческий документооборот не является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений [82, с. 24]. Заметим также, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить движения (перемещения) документа в традиционном понимании, поскольку сам электронный документ может находиться на сервере, а пользователи системы электронного документооборота будут обращаться к нему в процессе своей работы.
Все многообразие процессов работы с управленческими документами, на наш взгляд, можно свести к следующим основным функциям или видам работ, которые при решении конкретных задач могут быть детализированы вплоть до отдельных операций (соответствующих применяемым технологиям):
составление;
оформление;
согласование;
подписание (утверждение);
регистрация, учет;
передача на исполнение (отправка);
копирование (размножение);
получение;
ознакомление;
рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция);
контроль прохождения и исполнения документа;
хранение документа в процессе документооборота;
списание в дело; поиск;
публикация*;
экспертиза ценности*;
хранение в архиве*;
уничтожение *.
Перечисленные функции являются характерными как для традиционного бумажного, так и для электронного управленческого документооборота и отражают рассмотренные основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Последние четыре функции в приведенном перечне (отмечены знаком «*») находятся на границе завершения процесса документооборота или уже за его пределами.
При этом последовательность и формы осуществления указанных видов работ, а также возможность их неоднократного повторения в рамках жизненного цикла конкретных документов зависят от принятой в организации технологии управления, производной от нее технологии документооборота и особенностей управленческой ситуации, влияющих на процесс принятия управленческих решений.
Рассмотрим, как изменяются процессы работы с документами под влиянием компьютерных технологий. В табл. 1 приведена краткая характеристика основных функций работы с управленческими документами в рамках ЖЦД и отмечены существующие возможности их автоматизации.
Таблица 1
Основные