Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М. П. Бобылева
(на английском языке «document lifecycle») и «управление жизненным циклом документов» («document lifecycle management») широко используются зарубежными документоведами и архивистами. При этом разработка проблематики применения новых информационных технологий для работы с документами и регламентация этой сферы осуществляются на основе данной концепции.
В российском документоведении понятие «жизненный цикл документа» пока не получило столь широкого распространения, хотя связанные с ним закономерности существования документа бесспорно признаются. Так, ведущий российский документовед Т.В. Кузнецова подчеркивает, что «… этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена» [136, с. 11].
С позиций классического документоведения и архивоведения основные стадии жизненного цикла документа (также без прямого употребления этого понятия) рассмотрены В.П. Козловым [121]. При этом автор выделяет фазы создания и бытования документа, которые в свою очередь подразделяются на ряд этапов.
Так, создание документа включает, как правило, три этапа: «возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно принятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке)» [121, с. 3].
Добавим к этому, что в случае создания электронного документа для его удостоверения используются иные способы (например, электронный аналог подписи, другие средства аутентификации и контроля целостности).
Бытование документа, по В.П. Козлову, включает две фазы – оперативное бытование (в этой фазе документ выполняет те целевые функции, ради которых был создан) и архивная фаза. При этом к существенным характеристикам фазы оперативного бытования автор относит:
1) движение документа, которое возможно как в запрограммированном, так и в ^запрограммированном направлениях, в процессе которого возникают различные взаимосвязи этого документа с другими;
2) приобретение документом дополнительной информации в виде резолюций, различных помет, нарушающих при этом «неприкосновенность документа».
Бесспорно, эти характеристики являются очень важными при применении документов на бумажном носителе. В случае использования электронных документов и соответствующих информационных технологий движение документа в ^запрограммированном направлении (если это не связано с принятием управленческих решений в процессе работы с документом) может означать несанкционированный доступ к информации, для исключения которого должны применяться соответствующие программно-технические средства и организационные меры защиты информации. Кроме того, к числу важнейших условий оборота официальных электронных документов