Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М. П. Бобылева
целостные технологии, основанные на применении электронных документов и электронного обмена информацией;
на этой основе осуществляется переход от применения отдельных документов на машинном носителе к массовому применению электронных документов.
С учетом этих обстоятельств необходимо скорректировать существующую или даже выстроить новую систему концептуальных положений, составляющих основу дальнейшего развития электронного документооборота.
Поэтому, на наш взгляд, важно дополнить приведенное выше сопоставление бумажных и электронных управленческих документов рядом характеристик, обусловленных более общими факторами их существования. К ним в первую очередь можно отнести следующие.
1. Связь документа с носителем информации. Важной характеристикой является дуализм документа – как содержащейся в документе информации и как материального носителя этой информации. Это в равной мере относится и к бумажным, и к электронным документам, но проявляется по-разному.
Бумажный документ от носителя информации неотделим. Каждый бумажный документ имеет свой носитель информации.
Электронный документ в силу своей физической природы имеет динамичный характер, не связан жестко с единственным носителем информации, существует в двух формах: пассивной (хранение) и активной (передача и обработка, в том числе визуализация для его восприятия человеком). Кроме того, если раньше можно было считать электронным документом (по аналогии с бумажным документом) соответствующим образом оформленную информацию, записанную, к примеру, на дискете, то в условиях применения современных информационных систем и технологий электронный документ как объект носит гораздо более сложный, многокомпонентный характер.
2. Форма представления информации. В бумажных документах, а также в кино– и фотодокументах информация представлена в форме, непосредственно воспринимаемой человеком (аналоговой форме, из-за чего такие документы, в отличие от электронных, иногда называют аналоговыми).
В электронном документе информация содержится не просто в электронно-цифровой форме. Существенно то, что эта информация не может непосредственно восприниматься человеком. Более того, электронная форма представления информации дает возможность выстраивать процессы ее обработки без участия человека, т. е. в зависимости от степени структурированности и формализации информации процесс работы с документами может быть максимально автоматизирован (к примеру, как это осуществляется в системах банковских электронных платежей и расчетов). При необходимости восприятия информации человеком она визуализируется на экране монитора (документ при этом приобретает также виртуальную форму) или путем распечатки на бумажном носителе (по образному выражению, получается «твердая копия»).
3. Представление метаданных документа. Метаданные бумажного документа могут отражаться на том же