Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М. П. Бобылева
зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т. п.).
Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.
3. Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию). Для бумажных документов она может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов.
Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Вместе с тем отпадает необходимость дублирования массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться информацией в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа в систему.
4. Удобство восприятия информации. Это качество пока в большей мере выражено у бумажных документов. За столетия существования письменности качественные характеристики бумажных документов (размер шрифта, форматы бумаги, качество печати и т. п.) постоянно совершенствовались.
Применительно к электронным документам также можно отметить их постоянное совершенствование, но по времени этот период гораздо менее продолжительный (исчисляется лишь несколькими десятилетиями) и процесс оптимизации восприятия информации еще далек от завершения. По восприятию некоторые электронные документы отчасти сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл «прокручивается» перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги, что необходимо учитывать при подготовке текстов для интернет-рекламы [98, с. 289].
5. Возможность работать с несколькими документами одновременно. Для руководителей и специалистов, занятых аналитической и творческой работой, это обстоятельство является довольно существенным. Вспомним ситуации, когда, работая с документами и печатными изданиями, сопоставляя их информацию, человек нередко обнаруживает особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочередном просмотре документов.
«Многооконная» работа с файлами также дает возможность одновременно работать с несколькими документами, хотя при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие при этом носит преимущественно логический характер, и не всегда возникает целостный взгляд на документ. Возможно, что по мере совершенствования компьютерной техники возможности одновременно работать с несколькими документами будут расширяться. В связи с этим даже легендарная личность компьютерного бизнеса