Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М. П. Бобылева
должна быть отнесена к перспективным направлениям работы.
Основные требования к построению и оформлению документов, относящихся к унифицированным системам документации, установлены государственными стандартами. При разработке унифицированных систем управленческой документации для установления на поле документа на бумажном носителе границ частей и входящих в них зон и реквизитов (элементов документа) используется метод формуляра-образца, построенного на основе специальной конструкционной сетки. При этом устанавливаются максимальный набор реквизитов для документов данной унифицированной системы документации и порядок их расположения на листе бумаги стандартного формата.
При унификации содержательной (семантической) части документов необходимо соблюдение следующих требований: документ должен обеспечивать полноту информации для решения конкретных задач управления; реквизиты и показатели необходимо располагать в последовательности математической или логической обработки. В основе унификации содержания документов лежит выделение постоянной и переменной информации. Задача унификации ОРД является особенно сложной, поскольку сами документы отличаются большим разнообразием содержания и в основном текстовым характером представления информации.
Унификация содержания документов может проводиться на основе типовых и трафаретных текстов, таблиц, анкет, типовой структуры текста, установления общих требований к содержанию определенных видов документов. Например, в трафаретном документе постоянная информация заранее печатается на бланке документа или вносится в шаблон документа в памяти компьютера, а переменная информация, отражающая конкретную ситуацию, вносится в пробельные места. Типовой текст может быть представлен в виде отдельных фраз, абзацев или целых текстов, с использованием которых составляется текст нового документа. К примеру, типовые тексты широко используются при составлении деловых писем. При унификации сложных документов (положений, уставов, инструкций, правил и т. п.) типизируются их структура и общие требования к содержанию. Иногда в одном унифицированном тексте документа может сочетаться несколько способов унификации. Например, в положениях о структурных подразделениях могут использоваться типовая структура, типовые тексты (фразы или отдельные предложения).
Унификация процессов работы с документами связана с оптимизацией документооборота и установлением типовой технологии для отдельных категорий документов, в том числе с использованием автоматизированных систем. Организация процессов работы с управленческими документами должна учитывать ряд требований: соответствие информации полномочиям субъекта управления (органа управления или должностного лица), который ее использует; полнота, достоверность, точность, оперативность, систематизированность информации и доступность ее для восприятия; оптимизация трудозатрат на работу с документами.
Документ