Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М. П. Бобылева
выделить взаимодействие документационных служб организаций, участвующих в отправке и получении документов, с используемыми средствами и службами доставки (например, почта, фельдъегерская связь и др.). В условиях использования технологий электронного документооборота, в том числе применения ЭЦП, к числу участников документооборота следует также отнести удостоверяющие центры.
Поэтому помимо непосредственных участников процесса документооборота важно принимать во внимание и косвенных его участников, к которым, по нашему мнению, относятся:
государственные органы, осуществляющие регулирование делопроизводства и документооборота;
организации, подразделения и должностные лица, обеспечивающие требуемую организацию документооборота, технологическую настройку и администрирование систем электронного документооборота, функционирование удостоверяющих центров;
организации, формирующие инфраструктуру (службы доставки, транспортные службы);
производственные и исследовательские подразделения и организации (например, разработчики программного обеспечения, службы сопровождения систем электронного документооборота и др.);
общественные профессиональные ассоциации в этой сфере.
Кроме того, важно учитывать, что при наличии более двух участников коммуникации возможны различные варианты схемы их взаимодействия, связанные с используемыми принципами построения коммуникационных (или коммуникативных) сетей. Как отмечают О.С. Виханский и А.И. Наумов, «знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации» [87, с. 427]. Поскольку управленческий документооборот связан с осуществлением управленческих отношений, выбор оптимального варианта конфигурации информационных сетей для конкретных задач, процессов и управленческих ситуаций имеет принципиальное значение. При одинаковом числе участников коммуникации ее эффект может быть различным в зависимости от того, какую направленность имеют информационные потоки. В качестве примера на рис. 5 приведены варианты схем коммуникации (коммуникационных сетей) – «цепочка» (рис. 5, а), «каждый с каждым» (рис. 5, б), «звезда» (рис. 5, в), «колесо» (рис. 5, г), «один ко многим» (рис. 5, д) и «многие к одному» (рис. 5, е) (для четырех участников коммуникации).
Эти схемы в различных сочетаниях могут присутствовать в коммуникационных сетях с большим числом участников и являются характерными для управленческого документооборота. Например, в случае, если проект документа готовится коллективно, то могут использоваться схема коммуникации «каждый с каждым» (на начальных стадиях работы) либо схема «колесо», в которой видна роль ответственного исполнителя. В процессе визирования проекта документа могут использоваться схемы коммуникации «звезда», «цепочка» или их комбинация, при рассылке документа нескольким адресатам – схема «один ко многим», а при сборе информации – «многие к одному».
Таким образом,