Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. Екатерина Анатольевна Бузукова
(не нужно писать лишнее, так как простым копированием можно дополнять разные позиции), заранее рассчитать стоимость и величину заказа. Поставщик, получая такую заявку, знает, что менеджер, приславший ее, контролирует ситуацию и вероятность того, что в заявку попадет «лишний» товар, будет минимальна. Кроме того, заранее рассчитанную поставку проще сверять с подтверждением – до статочно лишь сверить итоговые суммы, чтобы убедиться, что расхождений нет (или, наоборот, они есть).
Рассмотрим пример (табл. 2.2).
Таблица 2.2. Пример заказа, оформленного на основе базы данных
Важно: каждому заказу требуется присвоить номер. Он может быть любой, но рекомендуем использовать в номере заказа буквенное обозначение поставщика, порядковый номер поставки, год или месяц поставки, другую информацию (например, в какой магазин поставляется).
Например:
Заказ № GU-05-14 (означает, что поставщик Gustavsberg, порядковый номер заказа 5 в 2014 г.).
Заказ № ДШ-6(1)-14 (поставщик Дашков, заказ 6 (первая партия) в 2014 году).
Это нужно, чтобы вести контроль за количеством заказов и при сверке и оплате товара не путать похожие заказы. Кроме того, разные заказы могут выходить от поставщика в разное время (например, тот, что был подан раньше, выйдет позднее). Пользоваться номерами подтверждений поставщиков не всегда удобно, так как поставщики имеют абсолют но разные системы их присвоения. А задача менеджера по закупкам – унифицировать систему заказов и сделать эту систему максимально удобной для всей компании. Именно эти номера заказов будут рабочими и для склада, и для операционистов, вносящих товар в информационную систему, и для магазинов и отделов продаж, и для бухгалтерии при оплате заказов.
Порядковые номера позволяют менеджеру сразу видеть, какой товар поставляется чаще (номер декабрьского заказа АЗ-122-14 скажет нам, что в 2014 году от поставщика «Азимут» было поставлено уже 122 заказа, т. е. поставки идут по десять в месяц, в то время как по аналогичному товару код ВС-8-14 «Восток» поставил нам в этому году всего лишь 8 заказов). По каждому заказу можно будет вести архив (заказ, подтверждение, копии отгрузочных накладных и других транспортных документов, копии платежных документов, рекламации и кредит-ноты, другие документы, сопровождающие заказ), опираясь на единый номер.
Электронный заказ – разновидность размещения заказов поставщику на базе электронного обмена данными (Electronic Data Interchange, EDI), а также использование электронных каталогов и синхронных данных о товарном запасе. Для этого как минимум требуется связать компанию и поставщика в единую информационную систему (EDI). Преимущества системы очевидны (надежность, скорость передачи и обработки данных), но пока это преимущественно действует в крупных западных сетевых компаниях.
С помощью электронного обмена данными (EDI) работают:
розничные сети: «Ашан», «Лента», «Метро», «Перекресток», «Седьмой континент», «Аптека 36,6», X5 Retail Group и другие сети;
производители: