Internal Investigations. Dennis Bock

a) Definition und Ziele einer Projektorganisation

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      Projekte sind durch die Einmaligkeit des Vorhabens, die Komplexität der Aufgabenstellung und besondere Anforderungen (bspw. hinsichtlich der gesetzlichen Rahmenbedingungen) gekennzeichnet. Weist eine Internal Investigation aufgrund der Aufgabenstellung diese Wesensmerkmale auf (siehe Rn. 5), so ergibt sich daraus die Notwendigkeit einer speziellen Projektorganisation für die Dauer der unternehmensinternen Aufklärung/Untersuchung. Die bestehende Linienorganisation eines Unternehmens (auch als Stammorganisation bezeichnet), hierarchisch ausgeprägt und mit vorgegebenen Berichtswegen bzw. Entscheidungsstrukturen, wäre mit der Planung, Organisation, Überwachung und Steuerung aller Aspekte der Internal Investigation überfordert. Denn die Stammorganisation eines Unternehmens ist langfristig auf die Erledigung wiederkehrender Fachaufgaben ausgerichtet. Für die Bearbeitung einmaliger bzw. neuartiger und zudem fachübergreifender Aufgabenstellungen fehlt die notwendige Flexibilität. Ferner kann es je nach Ziel der Internal Investigation sogar geboten sein, die Stammorganisation gerade nicht in die Untersuchungsmaßnahmen mit einzubinden und dann schon aus diesem Grund der Aufbau einer Projektorganisation außerhalb der bestehenden Organisation erforderlich sein.

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Laut ICB[1] ist unter einer solchen Projektorganisation eine „Gruppe von Menschen“ und die dazugehörige Infrastruktur zu verstehen, „für die Vereinbarungen bezüglich Autorität, Beziehungen und Zuständigkeiten unter Ausrichtung auf die Geschäftsprozesse getroffen“ werden.

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Diese Definition umfasst nach dem Verständnis der ICB ausdrücklich „die Entwicklung und Aufrechterhaltung von geeigneten Rollen, Organisationsstrukturen, Zuständigkeiten und Fähigkeiten für das Projekt“. Zusätzlich sind jedoch – nicht zuletzt für die erforderliche Eingliederung der Projektorganisation in die Stammorganisation des Unternehmens – Verantwortungen, Kompetenzen und Kommunikationswege klar festzulegen.[2]

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Ziel der Projektorganisation ist es, die effiziente Projektzielerreichung sicherzustellen. Insoweit unterscheidet sich die Projektorganisation nicht von der Stammorganisation, die ebenfalls auf die Minimierung von Effizienzverlusten auf Ausführungsebene abzielt.[3] Im Sinne dieses Ziels ist folgende übergeordnete Maxime zu beachten: Die Projektorganisation sollte so klein wie möglich und nur so groß wie unbedingt nötig ausfallen.[4] Daraus folgt, dass „die Projektorganisation und die zur Lieferung der Projektergebnisse erforderlichen Ressourcen […] den Anforderungen der Projektziele entsprechen“[5] müssen. Je nach Art und Anlass der Internal Investigation kann das Erreichen von Untersuchungsergebnissen innerhalb eines kurzen Zeitraumes erforderlich und damit verbunden ein hohes Maß an personellen Ressourcen notwendig sein. Die Projektorganisation ist in einem solchen Fall entsprechend umfangreicher anzulegen. Umso wichtiger ist dann jedoch, dass die Konzeption der Projektorganisation möglichst genau an den Erfordernissen der einzelnen Phasen des Untersuchungsverlaufs ausgerichtet und der Ressourceneinsatz korrelierend zur abnehmenden Projektintensität zurückgefahren wird. Dem Ressourcenmanagement kommt in einem solchen Fall deshalb eine herausgehobene Bedeutung zu.

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Ferner ist bei der Ausgestaltung der Projektorganisation den Prinzipien der Stabilität und der Flexibilität in ausgewogener Weise Rechnung zu tragen.[6] Nach dem Prinzip der Stabilität sollten möglichst viele Projektaktivitäten gemäß einem vordefinierten Aufbau- und Ablaufplan des Projektes abgewickelt werden, um ein Höchstmaß an Transparenz, Kontrolle und damit einhergehend an Effizienz zu erreichen. Dem Prinzip der Flexibilität folgend wären in der Aufbau- und Ablaufplanung lediglich ausgewählte Schlüsselstellen und -aktivitäten zu berücksichtigen, um der Gefahr von Starrheit und Bürokratisierung vorzubeugen und um die Anpassungskosten bei sich schnell verändernden Anforderungen möglichst gering zu halten. Man spricht von einem Organisationsgleichgewicht, „wenn es gelingt, ein ausgewogenes Verhältnis, zwischen generellen Regelungen und fallweiser Prüfung mit Einzelfallentscheidung (Disposition) zu schaffen“[7]. In der Praxis ist zu beobachten, dass Projekte interner Untersuchungen, bei denen es oftmals auf das zielgerichtete Zusammenwirken der unternehmensinternen Projektbeteiligten mit mehreren externen Beratergruppen ankommt, eher an Unterorganisation als an Überorganisation leiden. Ineffizienter Ressourceneinsatz und geringe Termintreue führen zu hohen Projektkosten und einer unnötig langen Untersuchungsdauer. Die Bedeutung der Konzeption einer Projektorganisation ist daher nicht zu unterschätzen.