Internal Investigations. Dennis Bock
begründet. Durch die Vielzahl an Projektbeteiligten ist bei umfangreichen Projekten die Wahrscheinlichkeit, dass Erzeuger und Nutzer einer Information verschiedene Personen sind und dass damit verbunden zeitliche Differenzen zwischen Informationsanfall und Informationsnutzung überbrückt werden müssen, deutlich größer. Die Projektbeteiligten können nicht mehr alle Informationen unmittelbar untereinander austauschen. Dies erfordert den Einsatz eines Speichermediums, um einerseits die zeitgerechte Nutzbarkeit bereits entstandener Informationen zu gewährleisten und andererseits eine wiederholte Erfassung von mehrfach benötigten Informationen zu vermeiden. Hierzu sind die Informationen in geeigneter Weise zu dokumentieren.
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Bei umfangreichen Internal Investigations eignet sich als Speichermedium ein sog. Projektportal. Es handelt sich um einen virtuellen Datenraum auf Basis von Internet-/Intranet-Technologien. Ein solches Projektportal dient zweierlei Zielen: Einerseits ermöglicht es die zeitliche Transformation von Daten, die entweder in der oben beschriebenen Weise erst mit zeitlicher Verzögerung oder mehrfach benötigt werden. Andererseits wird über den Einsatz des Projektportals eine integrierte Projektdokumentation sichergestellt. Die Projekt-Dokumentation betrifft „alle Daten und Informationen sowie das Wissen und die Erkenntnisse, die im Projektverlauf gewonnen wurden, besonders bezüglich Projektkonfiguration und Änderungen sowie die gesamten Managementunterlagen.“[8] Somit dient das Projektportal allen Projektbeteiligten als gemeinsame Ablage und Informationsdatenbank. Es ermöglicht eine asynchrone Abstimmung der Projektplanung, von Terminen und Aufgaben, sowie eine weitestgehend ortsunabhängige Bearbeitung der gespeicherten Projektdaten. Dem Untersuchungsteam können über dieses Projektportal die benötigten Quelldaten zur Verfügung gestellt werden (Fallakten, Buchhaltungsdaten, Interviewprotokolle, etc.). Die Teammitglieder können ihrerseits dem Projektleiter ihre Arbeitsergebnisse (z.B. Sachverhaltsberichte) zugänglich machen. Das Projektportal umfasst ferner die einheitliche, fortlaufend aktualisierte Projektdatendatenbank, in der u.a.
| – | Start-, Zwischen- und Endtermine von Projektaufgaben, |
| – | (Teil-)Ergebnisse zu den einzelnen Arbeitspaketen, |
| – | der jeweilige Fertigstellungsgrad und |
| – | aufgetretenen Probleme |
festgehalten und aus der wie dargestellt Projektfortschritts- und Statusberichte generiert werden. Diese Projektfortschritts- und Statusberichte werden ihrerseits zusammen mit Sitzungsprotokollen (z.B. aus Lenkungsausschuss und etwaigen Arbeitskreisen/Fachausschüssen) und Aufgabenlisten etc. in dem Datenraum abgelegt. Auf diese Weise entsteht untersuchungsbegleitend eine Dokumentation, mittels derer der Untersuchungsprozess von der Definition der Untersuchungsaufgaben bis zum Untersuchungsabschluss kontrollierbar wird und alle Entscheidungen nachvollzogen werden können. Dies dient der Entlastung der Projektverantwortlichen und der Sicherung der Untersuchungsergebnisse.
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Eine solche Datenraumlösung muss sich durch eine hohe Flexibilität, d.h. Anpassbarkeit und Benutzbarkeit auszeichnen. Es gilt, den oftmals sehr unterschiedlichen Interessen und Anforderungen der verschiedenen Projektgruppen gerecht zu werden, z.B. durch projektgruppenindividuelle Menüstrukturen und Funktionalitäten. Zu erreichen ist dies durch einen modularen Aufbau und Schnittstellen, über die eine Anbindung weiterer Datenräume und eine Erweiterung der Funktionalitäten möglich sind. So kann bspw. der auszuwertende Bestand an strukturierten[9] und unstrukturierten Daten einen solchen Umfang annehmen, dass seine Administration nur in einem gesonderten Datenraum möglich ist. Die arbeitspaketbezogene Datenbereitstellung an das Projektteam erfolgt dann bedarfsgerecht über eine Schnittstelle zum Projektportal. Trotz des hohen Maßes an Flexibilität muss das Projektportal mit geringem administrativen Installationsaufwand innerhalb kurzer Zeit – und damit zu geringen Kosten – aufzubauen sein. Es darf nicht vergessen werden, dass diese Infrastruktur nur für die Dauer der Internal Investigation benötigt wird. Hier ist es Aufgabe des Projektleiters, überzogene Erwartungen an die Funktionalität des Projektportals zurückzuweisen und einen Kompromiss zwischen Kosten und Nutzen gewünschter Zusatzfunktionen zu finden.
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Daneben ist es Aufgabe des Projektleiters, die Konventionen abzustimmen und festzulegen, durch die ein gemeinsames Arbeiten auf dem Projektportal überhaupt erst möglich wird. So sind zunächst die im Rahmen der Internal Investigation einzusetzende Software und die zulässigen Dateiformate für die auf dem Projektportal abzulegenden Informationen zu determinieren, damit alle Projektbeteiligten die elektronischen Dokumente lesen und bearbeiten können. Auch für die gemeinsame Dokumentenbearbeitung selbst sind technische Vorgaben erforderlich. Durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) muss sichergestellt werden, dass sich Änderungen nachverfolgen lassen (Erstellungsdatum, letztes Änderungsdatum) und eine Bearbeitung desselben Dokumentes durch zwei verschiedene Projektbeteiligte entweder nicht gleichzeitig möglich ist oder Priorisierungsregeln für das anschließende Zusammenführen der verschiedenen Arbeitskopien dieses Dokumentes greifen. Überholte Zwischenstände müssen als solche identifizierbar (Versionierung der einzelnen Dateien) und gespeicherte Dateien einem Autor zuordenbar sein (elektronische Signatur). Kombiniert werden kann ein solches DMS mit einer Workflow-Funktionalität, durch die eine technische Freigabe/Sperrung von Dokumenten erfolgt. Dadurch lässt sich, z.B. für Zwecke der Qualitätssicherung, die Einhaltung einer vereinbarten Reihenfolge von Arbeitsschritten sicherstellen. Neben einer Suchfunktion des DMS erleichtert eine vorgegebene Ablagestruktur das Wiederauffinden gespeicherter Daten. Für übergeordnete Ordner ist diese Struktur von dem Projektleiter vorzugeben; die Ausgestaltung projektgruppenindividueller Ordner kann den betreffenden Nutzern überlassen werden. Abschließend sei darauf hingewiesen, dass Datenräume dieses Umfangs selbstverständlich mit einem dezidierten Sicherheits- und Zugriffskonzept zu unterlegen sind. Abgesehen davon, dass ein uneingeschränkter Datenzugriff für alle Projektbeteiligten nicht erforderlich und deshalb ökonomisch unsinnig sein wird, können Geheimhaltungsinteressen des Projektauftraggebers und datenschutzrechtliche Vorgaben eine Individualisierung der Zugriffberechtigungen erforderlich machen. Zudem sind die Daten gegen Verlust, Manipulation und Diebstahl zu schützen. In diesem Zusammenhang muss auch geprüft werden, welche Art der Anbindung der Projektbeteiligten an das Portal (Intranet, Internet) diesen Anforderungen genügt. Für den Zeitpunkt der Beendigung der Internal Investigation hat der Projektleiter ein Konzept zur Archivierung der Projektdaten vorzulegen.
a) Transparenz als zentrale Forderung
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In einem Investigationsprojekt arbeiten die Beteiligten häufig unter vergleichsweise großem Termindruck an ihren Leistungsgrenzen. Ein gemeinsames, deckungsgleiches Verständnis über die Untersuchungsziele ist deshalb ein kritischer Erfolgsfaktor. Dies erfordert ein hohes Maß an Transparenz und Information. Ziele, Gesamtaufgabe, Teilaufgaben, einzelne Arbeitspakete und die Terminplanung müssen klar definiert, dokumentiert, kommuniziert und von allen Teammitgliedern verstanden und akzeptiert werden. Die gemeinsame Vorgehensweise muss als sinnvoll anerkannt und erzielte Arbeitsergebnisse müssen erkennbar sein, um das Engagement der Teammitglieder zu stärken und Widerstände zu vermeiden. Je besser sie verstehen, wie sich das Arbeitspaket, an dem sie gerade arbeiten, in die Gesamtaufgabe einfügt, desto besser können die Teammitglieder sich einbringen und Verantwortung übernehmen. Dieses Verständnis fördert gleichzeitig die Bereitschaft zur gegenseitigen Unterstützung. Diesem Ziel dient insb. das beschriebene Projekthandbuch (siehe dazu Rn. 22).
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Dieses