Vergaberecht für kommunale Bauhöfe. Forum Verlag Herkert GmbH
• Wertung der Angebote (§ 16d VOB/A und § 16d EU VOB/A)
In diesem Wertungsschritt werden u. a. eine Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise und die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien durchgeführt. Weiterhin erfolgen hier ggf. eine Beurteilung von angebotenen Leistungen, die von den vorgesehenen technischen Spezifikationen abweichen und eine Beurteilung von evtl. angebotenen Preisnachlässen und zugelassenen Nebenangebotenen.
Zunächst prüft der Auftraggeber die Vollständigkeit der abgegebenen Angebote (formelle Angebotsprüfung). Dabei wird festgestellt, ob formelle Gründe für einen Ausschluss vorliegen, etwa formelle Mängel (§ 16 VOB/A, § 16 EU VOB/A, § 42 UVgO und § 56 VgV). Hier muss somit geprüft werden, ob Angebote zwingend oder ggf. auch fakultativ auszuschließen sind.
Hiernach sind z. B. Angebote aus folgenden Gründen auszuschließen (keine abschließende Aufzählung):
• Angebote, die nicht fristgerecht eingegangen sind
• Angebote, die den Bestimmungen der §§ 13 VOB/A und 13 EU VOB/A Abs. 1 Nr. 1, 2 und 5 nicht entsprechen (Form der Angebote, Gewährleistung der Datenintegrität und Vertraulichkeit der Angebote, keine Änderungen an den Vergabeunterlagen, evtl. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein)
• wenn geforderte Unterlagen fehlen und der öffentliche Auftraggeber festgelegt hat, dass er keine Unterlagen nachfordern wird
• nicht zugelassene Nebenangebote sowie Nebenangebote, die den Mindestanforderungen nicht entsprechen
• Angebote von Bietern, die im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Fachkunde und Leistungsfähigkeit abgegeben haben
Nachforderung von Unterlagen (§ 16 a VOB/A bzw. § 16 a EU VOB/A, § 41 UVgO, § 56 VgV)
Sofern das Angebot nicht bereits aus formellen Gründen ausgeschlossen wurde, erfolgt ggf. eine Nachforderung von fehlenden geforderten Erklärungen oder Nachweisen. Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter somit unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen oder zu vervollständigen.
Der öffentliche Auftraggeber ist allerdings auch berechtigt, bereits in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird.
In dieser Prüfungsstufe wird die Eignung der Bieter für die Ausführung des Auftrags anhand der vorgelegten Erklärungen und Nachweise geprüft (§ 16 b VOB/A, § 16 b EU VOB/A, § 33 UVgO, § 42 VgV).
Der öffentliche Auftraggeber überprüft hier die Eignung der Bewerber oder Bieter anhand der festgelegten Eignungskriterien und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 d, 124 des GWB sowie ggf. Maßnahmen zur Selbstreinigung nach § 125 des GWB.
Prüfung der Angebote in rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Hinsicht
Die nicht ausgeschlossenen Angebote geeigneter Bieter sind auf die Einhaltung der gestellten Anforderungen, insbesondere in rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Hinsicht zu prüfen (§ 16 c VOB/A, § 16 c EU VOB/A, § 41 UVgO, 56 VgV). Als Nachweis für die Erfüllung spezifischer umweltbezogener, sozialer oder sonstiger Merkmale der zu vergebenden Leistung sind Bescheinigungen, insbesondere Gütezeichen, Testberichte, Konformitätserklärungen und Zertifizierungen, zugelassen. Wenn der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis entspricht, so ist der Einheitspreis maßgebend.
Die Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise sollte nicht nur für Teilleistungen erfolgen, sondern vorrangig auch im Rahmen der Gesamtsumme des Angebots beurteilt werden. Sind jedoch die einzelnen Einheitspreise für Teilleistungen erkennbar unangemessen hoch oder niedrig, so sollte eine Einsicht in die Kalkulation bzw. in die Preisermittlungsunterlagen vorgenommen werden.
Wertung der Angebote und Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Neben dem Preis oder den Kosten werden die verlangten Zuschlagskriterien berücksichtigt (§ 16d VOB/A, § 16 d EU VOB/A, § 43 UVgO, § 58 VgV).
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, das auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses ermittelt wird. Der Zuschlag ist möglichst bald, mindestens aber so rechtzeitig zu erteilen, dass dem Bieter die Erklärung noch vor Ablauf der Bindefrist zugeht.
Benachrichtigung und Dokumentation
Benachrichtigung der Bieter
Bieter, deren Angebote ausgeschlossen worden sind und solche, deren Angebote nicht in die engere Wahl kommen, sollen unverzüglich unterrichtet werden. Die übrigen Bieter sind zu unterrichten, sobald der Zuschlag erteilt worden ist (§ 19 Abs. 1 VOB/A, § 19 EU Abs. 1 VOB/A, § 46 UVgO, § 62 VgV).
Unabhängig von vorgenannten Benachrichtigungspflichten haben bei EU-weiten Ausschreibungen gem. § 134 GWB die öffentlichen Auftraggeber die Bieter unverzüglich in Textform zu informieren, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen: über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses.
Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der vorgenannten Information geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Dokumentation und Vergabevermerk
Das Vergabeverfahren ist zeitnah so zu dokumentieren, dass
• die einzelnen Stufen des Verfahrens,
• die einzelnen Maßnahmen,
• die maßgebenden Feststellungen sowie
• die Begründung der einzelnen Entscheidungen
in Textform festgehalten werden (§ 20 VOB/A, § 20 EU VOB/A, § 6 UVgO, § 8 VgV).
Dazu gehört auch z. B.
• die Dokumentation der Kommunikation mit den Unternehmen und interner Beratungen,
• die Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen,
• die Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen,
• die Verhandlungen und die Dialoge mit den