Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Юрий Демин
следует придерживаться нескольких основных правил, которые предполагают:
♦ выбор оптимальной формы изложения документа (см. ранее);
♦ выбор наиболее подходящих для изложения лексических средств языка: отдельных слов (в том числе терминов[13] и слов с универсальным значением), устойчивых словосочетаний (языковых формул и фразеологизмов (идиом)), вводных языковых оборотов и т. п. (см. ниже в этой главе);
♦ использование в составе предложений отдельных языковых средств (в частности, сокращений[14] (см. ниже в этой главе)).
Рекомендации по употреблению отдельных слов и устойчивых словосочетаний, наиболее часто используемых при подготовке документов
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин тех или иных действий.
♦ В порядке оказания помощи прошу Вас…
♦ В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес… В порядке исключения…
♦ Ввиду особых обстоятельств…
♦ В связи с завершением работ по…
♦ В связи с принятием решения о…
♦ В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
♦ По взаимной договоренности между…
♦ Согласно Вашей заявке…
♦ Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа.
♦ Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
♦ К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
♦ Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
♦ Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
♦ Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения.
♦ Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения истекает…
♦ Организация уведомляет Вас о том, что…
♦ Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
♦ Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о…
♦ Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с…
4. Устойчивые распорядительные обороты.
♦ Ввести в эксплуатацию…
♦ Обязать руководителя…
♦ Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на…
♦ Назначить расследование по факту…
♦ Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб.
♦ Прошу Вас направить в мой адрес…
♦ В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
♦ Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
♦ В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
♦
Применение терминов (термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное значение. – Прим. авт.) в содержании управленческих документов должно быть по возможности ограничено, причем применять их следует исключительно в однообразном, общепринятом толковании.
Использование в содержании управленческих документов сокращений позволяет обеспечить необходимую компрессию (сжатие) письменной речи, при этом следует помнить, что неумеренное использование сокращений может привести к перегрузке ими содержания управленческого документа.