Материально-техническое снабжение на современном предприятии от А до Я. Руслан Маков
критически проанализировать целый ряд факторов и найти разумный компромисс между размером минимальной закупочной партии (или грузоподъемностью транспорта), финансовыми и физическими лимитами на запасы, доступностью МТР на рынке, риском их дефицита или удорожания, сезонностью потребления и поставок, ценовыми скидками за объем, затратами на организацию тендеров и администрирование контрактов.
На основе этого многофакторного анализа формируется предварительный перечень закупочных лотов – консолидированных потребностей, которые имеет смысл объединить в одну процедуру исходя из принципов однородности, единства сроков и мест поставки, ограниченности круга потенциальных поставщиков. Оптимальный объем лотов и частота проведения закупок варьируются для разных категорий ТМЦ. Для дорогостоящих, критически важных для бизнеса позиций предпочтительны небольшие лоты с высокой частотой, фиксируемые гибкими рамочными контрактами. Для дешевых, функционально стандартных – крупные лоты, покрываемые долгосрочными контрактами на полную потребность. Для стратегических, узкоспециализированных важно обеспечить резервные источники и страховые запасы. А для волатильных по цене или наличию на рынке оптимально сочетание спотовых и форвардных закупок.
Далее для каждого лота выбирается оптимальный способ закупки – конкурентный, неконкурентный или специальный, в зависимости от целого спектра параметров. Это и уровень конкуренции и прозрачности на конкретном рынке МТР, и наличие рамочных соглашений с предквалифицированными поставщиками, и пороговая сумма закупки, требующая по регламенту проведения конкурса, и организационные приоритеты (скорость, простота, риски), и общая политика работы с поставщиками, и специфика самих закупаемых МТР (типовые или кастомизированные, товары или услуги).
Наиболее распространенные конкурентные способы – это открытый конкурс (тендер), запрос котировок, запрос предложений, конкурентные переговоры. Все они различаются регламентом проведения, критериями выбора победителя (только цена или комплексный факторов), возможностью итеративного изменения условий. Для типовых МТР, как правило, используются более формализованные способы (тендеры и котировки), а для технологически сложных, инновационных – более гибкие (запрос предложений, переговоры). Неконкурентные варианты (закупка у единственного поставщика, из одного источника) применяются в рамках установленных лимитов для срочных, мелких, узкоспецифичных потребностей. А особые процедуры – при закупках у естественных монополий, госорганов, физических лиц.
От выбора способа напрямую зависят и сроки проведения закупки. Открытый тендер – самый долгий путь (1-3 месяца), включающий этапы публичного уведомления, предоставления документации, приема и оценки заявок. Запросы котировок и предложений укладываются в 2-4 недели, но тоже с определенным законодательным минимумом. Закупка у единственного поставщика по рамочному соглашению может