Управление проектами. Коллектив авторов
коммуникациями проекта
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:
• планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);
• сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;
• отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;
• документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:
• план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения; план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки; детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;
• план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;
• методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
• внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);
• формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);
• письменные и устные;
• вертикальные и горизонтальные.
Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.
Информационная система управления проектом – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.
В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ, подразумевают достаточно