Справочник по делопроизводству. Михаил Юрьевич Рогожин
так или иначе связанных с удовлетворением текущих и перспективных потребностей предприятия в документированной информации. При этом полноценное функционирование системы становится возможным после ее внедрения в постоянную эксплуатацию[8].
В процессе проектирования системы управления документами наибольшее внимание уделяется следующим вопросам:
1. Документирование операций.
2. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты.
3. Организация распределенного управления системой.
4. Организация обработки документированной информации (конвертация, миграция, поиск документов, иные приемы их обработки).
3.2. Документирование операций
Система управления документами должна полно и точно отражать все операции, произведенные с конкретным документом – например, в метаданных документа, контрольных протоколах системных процессов и др. Отметим, что Национальный стандарт Р ИСО 15-489-1-2007 предписывает сохранять сведения об операциях с документами в течение всего срока их хранения в системе.
3.3. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты
Для эффективного функционирования системы управления документами большое значение имеет выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты. Выбор типа носителя информации зависит преимущественно от предполагаемых сроков хранения документов.
Выбор способов защиты информации, как правило, выполняется на основе двух показателей: стоимость реализации комплекса защитных мероприятий и время, необходимое для восстановления поврежденной информации. В свою очередь, выбор типа носителя и способов его защиты позволяет в окончательном виде «выстроить» технологию обработки документов, уточнить содержание составляющих ее этапов и процедур.
3.4. Организация распределенного управления системой
Под распределенным управлением в данном случае понимается возможность размещения документированной информации в одном или нескольких пунктах хранения (в общем случае – банках данных) (например, в головном офисе и филиалах предприятия) с наделением полномочиями по управлению системой специально уполномоченного органа (работника). Распределенное управление должно обеспечивать контроль за действиями пользователей системы по обработке (в частности, перемещению, изменению) документов, а также фиксацию этих действий в соответствии с установленными правилами.
3.5. Организация обработки документированной информации
К основным процедурам обработки документированной информации Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит:
а) конвертацию;
б) миграцию;
в) доступ;
г) поиск;
д) использование;
е) хранение;
ж) уничтожение.
В результате выполнения процедур «а» – «е» документы должны сохранять свою пригодность к использованию по назначению в течение всего периода их хранения (нахождения в системе).
Система управления
Чему в соответствии со сложившейся практикой предшествует этап опытной эксплуатации.