Справочник по делопроизводству. Михаил Юрьевич Рогожин
исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени.
3. Информацию, зафиксированную на материальном носителе, следует включать в документную систему в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает предприятие к выполнению определенных действий, служит для подготовки отчетности либо документальной фиксации управляющих действий, решений или процесса (процессов) принятия решения.
5.2. Определение сроков хранения документов
Определение сроков хранения документов, включаемых в систему, основывается на оценках:
регулирующей среды (соответствующей нормативной базы);
требований деловой деятельности и подотчетности;
риска утраты (повреждения, искажения) документированной информации.
Отметим, что в настоящее время сроки хранения документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, определяются в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле»[11], а иных документов, образующихся в деятельности предприятий, организаций, учреждений, – соответствующими Перечнями документов[12]. При определении сроков хранения документов непосредственно на предприятии должны учитываться права и интересы всех заинтересованных лиц. Основные задачи, решаемые в интересах надлежащей организации хранения документов, представлены на рис. 1.5.
5.3. Включение документов в систему
Включение документов в систему осуществляется для: установления взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;
размещения документа и его взаимосвязей в системе; установления связей каждого отдельно взятого документа с другими документами.
Включение документа в систему может осуществляться путем присвоения документу подробных метаданных, включенных в документ (присоединенных к нему или связанных с ним).
Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое определенное время, а также для показа его связей с другими документами. Основные методы, обеспечивающие включение документа в систему представлены на рис. 1.6.
5.4. Регистрация документов в системе
Регистрация документов в системе производится с целью обеспечения доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а также для упрощения и повышения надежности последующего поиска документа. Регистрация, как правило, включает: краткое описание документа (запись метаданных о документе); присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы.
Рис. 1.5.
* В том числе в случаях, когда документные системы, в которых они хранятся, прекратили существование или подверглись существенным изменениям.
Рис. 1.6.
* В том числе времени доступа к документу и произведенных с ним операций:
От 22 октября 2004 г. № 98-ФЗ.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.