ИТ под контролем. Как не провалиться, если вы руководите ИТ-службой. Михаил Савчук
Иванова, Полина Зайцева, Василий Лесин. Председатель: Олег Марков (генеральный директор). Кворум имеется.
Повестка:
Контроль ранее принятых решений:
ШПАРГАЛКА
Название практики
Создание комитета по управлению ИТ.
Цель
Контролировать и корректировать работу службы ИТ со стороны внутренних заказчиков.
Частота
Заседание комитета: ежемесячно.
Участники
ИТ-служба – подготавливает материалы для комитета.
Члены комитета с правом голоса – принимают управленческие решения и отслеживают их выполнение.
3. Определение владельцев ИТ-ресурсов
Постоянно что-то меняется или ломается, пользователи перестают доверять ИТ-службе и перестраховываются:
– копируют документы с сетевого диска на рабочий компьютер;
– проводят совещания в WhatsApp вместо использования корпоративной телефонии;
– проверяют вручную корректность отчетов из бухгалтерской системы.
Так случается, когда сотрудники ИТ-службы замыкают большинство работ на себя и ничего ни с кем не согласовывают:
– создают сетевые папки с общим доступом, куда сотрудники компании сваливают информацию;
– раздают доступ к ИТ-системам по звонку;
– обновляют ИТ-системы посреди рабочего дня;
– вносят изменения в ИТ-системы по заявкам одних пользователей, при этом у других ломаются рабочие процессы.
Часто пользователи тоже виноваты в сложившейся ситуации, поскольку ожидают, что все будет работать и без их участия.
АЛГОРИТМ
Определите перечень пользователей, с которыми будете согласовывать проведение работ с ИТ-ресурсами: предоставление доступа, внесение изменений, сервисное обслуживание и тестирование доработок.
ИТ-ресурс – это ИТ-система или ее модуль либо файловый ресурс. Например: система управления взаимоотношениями с клиентами, модуль закупок в системе управления предприятием, папка «Buhgalteria» на сетевом диске.
Шаг 1. Проведите инвентаризацию всех ИТ-ресурсов
Создайте перечень ИТ-ресурсов. Включите название, краткое описание и контактных лиц в службе ИТ, ответственных за сопровождение. Спросите у сотрудников, какое программное обеспечение и сетевые папки они используют и для чего, и также добавьте в перечень.
Шаг 2. Определите владельцев ИТ-ресурсов
Для каждого ИТ-ресурса определите владельца. На практике это руководитель уровня «топ-менеджмент минус 1» (начальник департамента или управления), подчиненные которого используют ИТ-ресурс в рабочих процессах. Например, владельцем платежной системы назначьте руководителя финансовой службы. Для технологических систем, таких как почта или антивирус, владельцами могут быть сотрудники ИТ-службы.
Часто руководители